Контроль и учет сроков годности товаров: зачем нужен и как его организовать

Контроль и учет сроков годности товаров — ключевой элемент эффективного товарооборота в розничных сетях, направленный на снижение операционных рисков, поддержание лояльности покупателей и соответствие правовым нормам. Системная работа в этом направлении невозможна без применения современных цифровых решений, позволяющих минимизировать человеческий фактор и обеспечить прозрачность процессов на всех этапах движения товаров.

Зачем вести учет

Сроки годности влияют на качество, безопасность товаров, репутацию сети, финансовые результаты операций. Каждый случай выявления просроченного продукта или его продажи несет за собой не только риски штрафов, но и прямые убытки в виде списаний, потери доверия со стороны покупателей, роста числа жалоб и внеплановых проверок со стороны контролирующих органов.

Учет сроков позволяет:

• Своевременно выявлять позиции, близкие к истечению срока, реализовывать их максимально эффективно (в том числе с помощью скидок или акций).
• Снижать объем утилизации, планируя закупки, ротацию по принципу FEFO.
• Поддерживать полноту ассортимента без излишков, ненужного замораживания оборотных средств.
• Повышать ответственность персонала за результаты инвентаризаций и товарных операций.

Для руководителей розничных сетей учет сроков — неотъемлемый инструмент поддержки управленческих решений. Аналитика по срокам отображает реальные тенденции оборачиваемости, позволяет выстраивать точные прогнозы по спросу, предотвращает замораживание капитала.

Выгоды от грамотного контроля сроков ощущают все стороны: клиенты получают гарантированно свежий, безопасный товар, персонал работает по четким регламентам и KPI, а бизнес избегает убытков или юридических рисков.

Кому необходимо следить за сроками годности

Без исключения контроль касается всех участников розничного товарооборота, работающих с товарами. Перечислим основные сферы ритейла, где используется этот бизнес-процесс.

• Продовольственные, специализированные магазины, реализующие продукты питания, молочную, мясную, кондитерскую, замороженную продукцию, напитки, хлебобулочные, готовые изделия.
• Аптечные сети, фармацевтические дистрибуции, где реализация просроченных препаратов недопустима с точки зрения закона и этики.
• Бьюти-ритейл (парфюмерия, косметика), поскольку многие компоненты теряют свойства и могут быть опасны для здоровья при нарушении длительности хранения.
• Автомагазины (технические жидкости, масла, фильтры), строительные магазины (лаки, краски, сухие смеси), поскольку нарушение срока эксплуатации сказывается на качестве результата, безопасности пользователей.

В зоне риска также оказываются сегменты «готовой еды», HORECA — здесь сроки особенно короткие, а нарушение приводит к прямому ущербу репутации, здоровью потребителей.

Появление просроченной продукции на полках любого магазина недопустимо: заранее выявленный и удаленный товар — это предотвращение санкций и снижение издержек.

Как вести учет

Методика учета сроков годности определяется масштабом бизнеса, ассортиментной политикой, организацией складских процессов.

Ручной учет

Основан на ведении бумажных журналов или таблиц, куда заносятся сведения о дате поступления и времени реализации каждой партии. Такой способ прост в реализации, но риск ошибок, потери информации, невозможность быстрого анализа крайне высоки. Для небольших торговых объектов с узким ассортиментом этот метод еще может применяться, но с ростом оборотов становится препятствием качественному контролю.

Электронные таблицы

Использование программных инструментов вроде Excel позволяет структурировать сведения, делить доступ между сотрудниками. Однако отсутствие интеграции с основными учетными системами и ручной ввод данных приводит к трудоемкости, высоким рискам потери данных.

Автоматизированные системы учета

Как правило, это профилированное ПО для ритейла, интегрируемое с ТСД (терминалами сбора данных), товароучетными платформами (например, 1С:Управление торговлей). Программное обеспечение обеспечивает:

• сканирование, загрузку информации непосредственно с упаковки товара;
• автоматическое оповещение персонала о приближении критических дат;
• формирование аналитики по товарам, оборачиваемости;
• возможность быстрой инвентаризации, идентификации просроченных позиций по всей розничной сети.

Эффективность дает использование автоматизированных решений, позволяющих выстроить прозрачный процесс контроля сроков годности, снизить зависимость от человеческого фактора. Так, в системе MD Audit можно реализовать сценарий для ввода и регулярного контроля сроков годности товаров с помощью модуля «Приложения» и анализировать его результаты совместно с результатами оценки качества других бизнес-процессов.

Как автоматизировать контроль сроков годности

Внедрение систем автоматизированного контроля — основа для минимизации операционных рисков, построения прозрачных товарных потоков в ритейле. Перечислим ключевые элементы.

Использование ТСД (терминалов сбора данных)

Терминалы сбора данных (ТСД) с 2D-сканерами и сенсорными экранами позволяют сотрудникам магазина или склада быстро фиксировать информацию о товарах, не привязываясь к стационарному компьютеру. При поступлении партии товаров сотрудник при помощи ТСД считывает штрихкод с каждой упаковки, программа автоматически фиксирует дату производства, а затем передает эти данные в основную учетную систему (например, 1С). Это исключает ошибки ручного ввода и обеспечивает мгновенное отражение изменений.

ТСД удобен для приемки, перемещения, уценки, инвентаризации товаров: оператор получает задание, находит конкретную позицию, сканирует ее, система тут же показывает актуальную информацию по сроку годности, статусу товара. Такой подход повышает скорость работы, снижает нагрузку на персонал, гарантирует прозрачность товарооборота в реальном времени.

Интеграция специализированного ПО

Без специализированного программного обеспечения автоматизация учета невозможна. Такие решения как DataMobile, Mobile SMARTS, 1С:Управление торговлей, позволяют интегрировать ТСД с основными системами, формировать базы серийных номеров, автоматически рассчитывать дату окончания срока годности, вести аналитику по оборачиваемости, управлять промоакционными ценами, отслеживать остатки по каждой позиции. Программные платформы поддерживают работу с различными видами номенклатуры и обеспечивают гибкую настройку учета под задачи конкретной сети. Система может работать как автономно, так и в составе комплексных IT-решений, объединяя торговые точки, склады.

Цветовая индикация и автоматическое формирование задач

Для упрощения контроля визуализация играет важную роль: позиции с истекающим сроком годности выделяются цветом, что позволяет сотрудникам моментально заметить продукты, требующие срочной ротации или уценки. Система формирует автоматические задачи для персонала — например, переместить товар на специальную полку, запустить акцию или списать остатки. Такая опция реализована как в интерфейсе ТСД, так и в веб-панелях для менеджеров. Это не только снижает риск продажи просрочки, но и помогает минимизировать потери за счет своевременного принятия мер по распродаже критичных позиций.

Выгрузка отчетов, интеграция с инвентаризациями

Автоматизированная система выгружает подробные отчеты по срокам годности — как для внутреннего аудита, так и для подготовки к проверкам контролирующих органов. Формируются списки товаров с истекшим или истекающим сроком, анализируются объемы списаний, рассчитывается динамика оборачиваемости. Интеграция с инвентаризационными процессами позволяет проводить выверку остатков без потери информации, быстро выявлять несоответствия между учетными и фактическими данными. Вся отчетность доступна онлайн, что упрощает принятие управленческих решений и обеспечивает прозрачность бизнеса на всех уровнях.

Удаленный и централизованный контроль

Онлайн-доступ к системе позволяет руководителю дистанционно контролировать товарооборот, анализировать статус каждого объекта, отслеживать соблюдение регламентов ротации, отгрузки, принимать оперативные решения по уценкам, заказам на пополнение ассортимента. В рамках единой сети магазинов данные аккумулируются на сервере, а сотрудники получают синхронизированные задания независимо от местоположения точки.

Это актуально для крупных розничных сетей, распределенных складов, аптек, где важно поддерживать единый стандарт работы с товарами с ограниченным сроком годности. Такой подход способствует повышению качества обслуживания, снижению операционных рисков и укреплению финансовых показателей бизнеса.

Автоматизация контроля становится стандартом для ритейла — это необходимая часть комплексного подхода к аудиту товарных потоков, повышению качества работы персонала.

Штрафы за несоблюдение правил учета и хранения

Жесткие требования к контролю сроков годности закреплены на законодательном уровне. Продажа или хранение просроченных товаров грозит штрафами в соответствии с КоАП РФ (ст. 14.4).

• Для физических лиц: от 1 000 до 5 000 рублей, в зависимости от повторности нарушения.
• Для должностных лиц: от 3 000 до 15 000 рублей, возможна дисквалификация до 1 года.
• Для индивидуальных предпринимателей: от 10 000 до 30 000 рублей.
• Для юридических лиц: от 20 000 до 50 000 рублей.

В случае вреда, причиненного продажей просроченной продукции (отравления, ущерб здоровью или смерти потребителя), наступает уголовная ответственность согласно УК РФ.

Санкции сопровождаются изъятием партии товара, внеплановыми проверками, блокировкой работы отдельных подразделений ритейла, а также приводят к серьезным репутационным потерям. Жесткость требований, неотвратимость наказания делают автоматизацию контроля обязательной для снижения рисков, экономии ресурсов, защиты бренда.

Грамотная организация контроля сроков годности — это вклад в стабильное развитие бизнеса, повышение конкурентоспособности и доверия со стороны потребителей.