Проверка срока годности с помощью MD Audit — это просто

Встречали ли вы в магазинах просроченную продукцию? Наверняка бывало разное.  Но все мы знаем, что сотрудники торгового зала регулярно стараются проверять сроки годности. На это порой уходит много времени, но без подобной рутинной ручной работы не обойтись, ведь просроченный товар нужно будет списывать, а это потери, также за обнаружение «просрочки» можно получить штраф, не говоря уже о формировании негативного отношения покупателей.

Неужели рутина неизбежна? Вовсе нет — с помощью системы MD Audit подобную проверку можно облегчить: сделать ее удобнее и точнее.

Сложности в организации проверки сроков годности товара

После приёмки продукции от поставщика, товаровед вручную фиксирует информацию о сроках годности в Excel или аналогичном электронном журнале. Только после этого товар допускается к выкладке в торговом зале. Далее, с установленной регулярностью, товаровед отслеживает партии и товарные категории на предмет приближения к окончанию сроков хранения, а при необходимости ставит задачи продавцам: произвести ротацию продукции и провести проверку на наличие просроченного товара.

Такой подход имеет два значительных недостатка:

1. Большой объем ручного труда. Чем больше магазин, чем больше в нем товаров, тем больше времени требуется сотрудникам для выполнения данной работы, особенно, если процесс проверки не имеет четкого регламента и структуры. А это грозит тем, что другие важные процессы магазина временно будут остановлены и накопятся, как снежный ком.

2. Высокие операционные риски. Из-за невнимательности сотрудников и неправильной организации процесса в целом «просрочка» остается на полках. Это в свою очередь негативно влияет на лояльность покупателей, а также влечет за собой потенциальные штрафы от надзорных органов, увеличение потерь и недополучение прибыли.

Помимо организационных сложностей, в крупных ритейл-сетях дополнительно возникает проблема согласованности между сменами: одна команда может считать задачу уже выполненной, тогда как другая — не в курсе происходящего. Также в ручных системах часто отсутствует централизованный мониторинг — руководители не видят полной картины по всем магазинам, что мешает быстро реагировать на системные сбои.

Решение MD Audit

С использованием модуля проверки сроков годности в приложении MD Audit, процесс можно частично автоматизировать следующим образом. 

Внесение сроков годности

Каждый день в системе MD Audit автоматически формируется задача по внесению сроков годности. Товаровед получает ее в приложении и приступает к выполнению. Если в текущую дату новых поставок не поступало, задачу можно закрыть с комментарием, поясняющим причину.

Работая со смартфона, товаровед выбирает нужный товар из встроенного справочника и указывает конкретные сроки годности для соответствующей партии или товарной группы. После завершения задача фиксируется, а данные автоматически сохраняются в электронный журнал контроля сроков годности внутри MD Audit.

Этот процесс можно сделать еще удобнее, если выполнить дополнительные работы по интеграции MD Audit с системой товарного учета. В этом случае задача будет создаваться только по факту поступления товара и в нее будет автоматически добавлен весь перечень поступившей продукции.

Проверка сроков годности

Каждый день система MD Audit сравнивает товары из цифрового учетного журнала с текущей датой и создает для сотрудников торгового зала две задачи:

1. Провести ротацию товаров, срок годности которых истекает, то есть выставить их на полках таким образом, чтобы они оказались впереди тех, срок годности которых еще длительное время будет актуальным.

2. Убрать с полок товары с уже истекшим сроком годности, то есть фактическую «просрочку».

После того, как сотрудник торгового зала завершил убирать просроченный товар, система откроет товароведу форму для списания товаров. Для этого в MD Audit существует соответствующий модуль, который может использоваться как в тандеме с модулем «Проверка сроков годности», так и независимо, например для списания брака.

Такой подход не только упрощает выполнение задач, но и повышает управляемость персонала. Каждый сотрудник получает конкретную, фиксированную в системе задачу, а руководитель видит, кто и когда ее выполнил. Это исключает человеческий фактор забывчивости, а также повышает дисциплину и прозрачность процессов. Дополнительно, наличие чёткой цифровой фиксации позволяет использовать данные для KPI или мотивационных схем.

Плюсы MD Audit по контролю сроков годности

• На полках снижается количество просроченных товаров, так как уменьшается количество ошибок персонала и повышается операционная дисциплина.

• Товароведу не обязательно постоянно помнить о постановке задач на ежедневный мониторинг сроков годности, а также ротацию и поиск «просрочки» сотрудникам торгового зала. Система сама автоматически по преднастроенному алгоритму будет напоминать и ставить задачи всем участникам процесса. Таким образом у товароведа появится больше времени для другой работы.

• Автоматизируется сам процесс проверки сроков годности, что повышает его эффективность.

Возможности доработки приложения для проверки сроков годности

При необходимости команда MD Audit может выполнить дополнительные персональные доработки к модулю контроля сроков годности.

• Интеграция с системой товарного учета.

• Генерация прочих задач по работе с товаром в любой другой день, например, за неделю до окончания сроков годности, чтобы сделать скидку на этот товар.

• Разработка персональных BI-отчетов: статистика по количеству просроченных товаров, процента списаний в разрезе магазинов, регионов, дивизионов; динамика количества просроченных товаров; рейтинг товаров, чаще других уходящих в «просрочку» и т.д.

Как внедрить модуль проверки сроков годности MD Audit?

Для этого достаточно оставить заявку на подключение.

Обратите внимание, что модуль проверки сроков годности — не самостоятельный продукт, а часть системы MD Audit. Однако, для работы с ним не обязательно приобретать систему полностью. Благодаря модульной архитектуре системы, вы можете выбрать только необходимую для себя функциональность. При этом, если вам через некоторое время понадобятся другие модули, вы всегда сможете их подключить.

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами, чтобы обговорить все детали.