RUSSIAN RETAIL SHOW 2024

2 Days left Зарегистрироваться

управление персоналом

Как перестать планировать смены персонала вслепую благодаря MD Audit

09 февраля, 2023  —  Время чтения: 5 мин.

MD Audit блог содержание


 

Обычно смены персонала планируются исходя из нормы часов, которые должен отработать каждый сотрудник. В результате возникают ситуации, когда количество сотрудников, вышедших на смену, не соответствует объему работ: людей или слишком много, и они ничего не делают, или слишком мало, и страдает операционная эффективность. С MD Audit подобных ситуаций можно избежать, если совместно использовать два модуля: «Учет рабочего времени» и «Нормирование операций».

Учет рабочего времени нуждается в автоматизации и цифровизации

Думаем, не стоит описывать, почему учет рабочего времени сотрудников очень важен. Достаточно сказать, что от его правильности зависит фонд оплаты труда, а это — одна из основных статей расхода любой компании.

Вести учет рабочего времени в Excel или, тем более, заполнять бумажные формы неэффективно. На это уходит много сил и возникает риск возникновения ошибок.

Внедрение электронной системы учета рабочего времени MD Audit решает обе эти проблемы:

  • сотрудники сами, на личных смартфонах отмечают начало и окончание своей смены, и эта данные автоматически записываются в табель учета рабочего времени;
  • данные табеля автоматически передаются в отдел персонала для расчета заработной платы.
Модуль учета рабочего времени MD Audit

Также в системе учета рабочего времени MD Audit директор магазина может планировать смены (графики), а затем анализировать данные, сравнивая с табелем у кого есть недоработки или переработки по часам.

Аналитика рабочего времени MD Audit

Но просто учитывать количество отработанных часов недостаточно, потому что от правильности планирования смен может зависеть очень многое.

Эффект бабочки для бизнеса

Вы наверняка слышали словосочетание «эффект бабочки». Его смысл заключается в том, что даже незначительное изменение в одном месте, может вызвать масштабные изменения в другом. А еще оно говорит о том, что все в мире взаимосвязано.

Например, «добрый» директор магазина равномерно распределил среди всех сотрудников месячный лимит часов на магазин, что называется «действовал по справедливости». Но такой подход не учитывает то, что нагрузка на персонал зависит от изменений покупательского трафика и наличия различных операционных задач. В результате в моменты активные дни сотрудники сильно устают, а в часы простоя теряют бдительность и мотивацию. Все это со временем приводит к профессиональному выгоранию, не говоря о дисбалансе ФОТ и потере потенциальной прибыли.

Как видите, одна даже небольшая ошибка с планированием смены, может привести к масштабным негативным последствиям. Можно ли этого избежать? Да, если дать директору магазина информацию о том, сколько времени и сколько сотрудников потребуется для той или иной операции.

Посчитать можно все

Нормирование операций — процесс также не нуждающийся в особом представлении. Он дает возможность рассчитать, сколько времени и сотрудников потребуется для выполнения заданного объема работы. В общих чертах это выглядит следующим образом.

  1. Вы разбиваете процесс, например, приемки товара, на элементарные действия.
  2. Засекаете время, которое необходимо для выполнения каждого элементарного действия.
  3. На основе этих данных рассчитываете, сколько времени потребуется на выполнение всего процесса целиком с учетом объема принимаемого товара.

Конечно, вручную эту работу производить крайне трудоемко, но ее можно облегчить, если использовать модуль «Нормирование операций» MD Audit. С его помощью можно засекать время на мобильном устройстве, а все расчеты система сделает автоматически и построит комплексную аналитику.

Модуль нормирования операций MD Audit

Планирование с использованием комплексной информации

Вернемся к директору магазина, который неверно спланировал графики вывода персонала. Выполняя планирование, он исходил из объема часов, которые нужно распределить. Результат мы уже знаем. А если бы тот директор магазина исходил из объема операций, запланированных на тот или иной день, результат был бы совсем другим.

Смотрите, как изменилась бы эта история.

  • Директор магазина смотрит на недельный план работ, где в понедельник приемка товара, в среду оформление магазина к новой промо-акции, в пятницу пересчет остатков, а в выходные большой покупательский трафик, особенно в вечерние часы.
  • Благодаря проведенному нормированию он понимает, сколько времени и сколько сотрудников потребуется для выполнения каждой операции. Соответственно, он планирует рабочие смены так, чтобы персонала хватало и для текущей деятельности в торговом зале, и для выполнения запланированных работ.
  • Несмотря на дополнительные работы, в торговом зале всегда достаточно персонала, товары выкладываются вовремя, очередей на кассах нет, покупатели довольны.

Очевидно, что чем корректнее и точнее было проведено нормирование операций, тем точнее можно спланировать количество сотрудников, необходимых для их выполнения. Это, в свою очередь, приведет к следующим положительным эффектам:

  • Нагрузка на персонал сбалансирована, оптимизирован ФОТ: отсутствуют переработки и недоработки, персонал доволен.
  • Операционная деятельность в магазине ведется эффективно, следовательно, довольны покупатели, что в свою очередь, положительно влияет на выручку.

Эффективное управление бизнесом возможно только с использованием комплекса инструментов

Уверены, вы из без нашего объяснения знали, что в бизнесе все взаимосвязано, что один процесс влияет на другой, однако надеемся, что мы показали насколько эти взаимосвязи могут быть значимыми. Из этого следует, что управлять каждым отдельным процессом независимо от остальных, неэффективно. Это как собираться в отпуск, не задумываясь над тем, сколько стоит перевозка багажа, какая прогнозируется погода и включено ли питание в стоимость путёвки.

Необходимо формировать комплексный, глобальный подход к управлению, переходя от микросервисов к единой системе, сочетающей в себе инструменты управления всеми важными для вас процессами и операциями.

Платформа MD Audit как раз и предоставляет бизнесу возможность комплексного подхода к управлению компании, благодаря единой IT-инфраструктуре сервисов для пользователей разного уровня, начиная от простых сотрудников, заканчивая высшим менеджментом компании, объединяя всех участников в рамках общего информационного и рабочего пространства.

Вы можете попробовать комплексный подход уже завтра. Оставьте заявку и мы поможем организовать пилотный проект MD Audit в вашей компании.


 


 

Оставьте свои контакты, и мы вышлем вам материалы о том, как составлять чек-листы, управлять операционной деятельностью и правильно запускать пилотный проект