Чек-лист организации мероприятий — скачать образец чек-листа организатора для проверки подготовки и проведения мероприятий

Методические материалы для увеличения операционной эффективности бизнеса

Получить

Чек-лист организации мероприятия

Скачать чек-лист

Определены ли цели и задачи мероприятия?

Утвержден ли бюджет мероприятия?

Определены ли дата, время и место проведения мероприятия?

Подготовлен ли план мероприятия (расписание, этапы)?

Определены ли целевая аудитория и количество участников?

Подготовлен ли список приглашенных (гости, спикеры, участники)?

Утвержден ли список ответственных за организацию?

Проверена ли доступность и вместимость площадки?

Проверены ли технические возможности площадки (электричество, звук, свет)?

Забронирована ли площадка на нужную дату и время?

Проверены ли условия аренды (договор, оплата)?

Проверена ли чистота и порядок на площадке?

Проверены ли наличие и состояние мебели (столы, стулья, подиумы)?

Проверены ли наличие и состояние оборудования (микрофоны, проекторы, экраны)?

Проверены ли наличие и состояние декораций (баннеры, цветы, освещение)?

Подготовлен ли план рассадки участников (если требуется)?

Организован ли транспорт для гостей или участников (если требуется)?

Проверены ли парковочные места для гостей?

Подготовлены ли указатели и навигация на месте проведения?

Проверены ли маршруты доставки оборудования и материалов?

Подготовлены ли пропуска или бейджи для участников?

Проверены ли условия для людей с ограниченными возможностями?

Подготовлен ли сценарий мероприятия (расписание, тайминг)?

Утверждены ли спикеры, ведущие или участники?

Проверены ли презентации, материалы или реквизит для выступлений?

Подготовлены ли раздаточные материалы для гостей (программы, буклеты)?

Проверены ли музыкальное сопровождение и видео-контент?

Подготовлены ли активности для гостей (конкурсы, игры, фотозоны)?

Проверены ли технические репетиции (звук, свет, видео)?

Подготовлено ли меню для гостей (фуршет, банкет, кофе-брейк)?

Проверены ли условия кейтеринга (договор, оплата)?

Проверены ли наличие и состояние посуды и столовых приборов?

Проверены ли наличие и состояние напитков (алкогольные, безалкогольные)?

Проверены ли наличие и состояние воды для гостей?

Проверены ли условия для людей с пищевыми ограничениями (аллергии, диеты)?

Проверены ли наличие и состояние обслуживающего персонала (официанты, бармены)?

Проверены ли меры безопасности (пожарная безопасность, эвакуация)?

Проверены ли наличие и состояние аптечки первой помощи?

Проверены ли наличие и состояние охраны (если требуется)?

Проверены ли условия для экстренных ситуаций (контакты, инструкции)?

Проверены ли наличие и состояние медицинского персонала (если требуется)?

Проверены ли условия для людей с ограниченными возможностями?

Проверены ли наличие и состояние средств индивидуальной защиты (маски, антисептики)?

Подготовлены ли приглашения для гостей (электронные, бумажные)?

Проведена ли рекламная кампания (соцсети, сайт, СМИ)?

Подготовлены ли материалы для прессы (пресс-релизы, фото, видео)?

Проверены ли наличие и состояние хештегов и упоминаний в соцсетях?

Проверены ли наличие и состояние фотографов и видеооператоров?

Проверены ли наличие и состояние сувениров для гостей?

Проверены ли условия для онлайн-трансляции (если требуется)?

Проверены ли отзывы и обратная связь от гостей?

Проверены ли наличие и состояние фото- и видеоматериалов?

Проверены ли наличие и состояние финансового отчета (бюджет, расходы)?

Проверены ли наличие и состояние благодарностей для участников и партнеров?

Проверены ли наличие и состояние уборки и вывоза оборудования?

Проверены ли наличие и состояние отчетов для руководства?

Проверены ли наличие и состояние плана по улучшению для следующих мероприятий?

Инструменты

ИИ-Ассистенты

Виртуальные помощники берут на себя всю рутинную работу по анализу данных

Проверки

Планирование проверок магазинов, проведение аудитов с помощью мобильного приложения

Опросы

Создание простых и сложных опросов, оценка по опросу, условия отображения вопросов

Задачи

Ручная и автоматическая постановка задач по результатам проверки, отслеживание статуса выполнения задачи

Аналитика

Графическая и табличная аналитика, возможность выгрузки отчетов в формате xls, кастомизация отчетов по запросу

Фотоотчеты

Сортировка фотографий по зонам магазина, запрет добавления фотографии из галереи смартфона, выставление претензий прямо на фотографии

Учет рабочего времени

Запуск и остановка рабочей смены с мобильного телефона или единого планшета, анализ отработки часов, планирование смен

Нормирование операций

Измерение времени на выполнение операций, расчет необходимого количества часов для выполнения всего бизнес-процесса, анализ изменений во времени при изменении бизнес-процессов

Центр автоматизации

Автоматизация задач и проверок, интеграция со сторонними системами без программистов за 5 минут, отправка уведомлений в Телеграм, выгрузка данных в Google Таблицы

Дата выхода:

24 марта 2025

Категория чек-листа:

Организация мероприятий

Автор:

MD Audit

Скачать чек-лист

Получите свой «Чек-лист организации мероприятия»

Скачать чек-лист