Главная / Блог / Исследование аптек / Журналы и документы

Документы и журналы аптеки

Журналы и документы аптеки: самая частая зона нарушений

Незаполненный журнал температуры или влажности — самое массовое замечание в пилотном анализе ~420 проверок в аптечных сетях. Разбираем, какие журналы и документы обязаны быть в аптеке, как их вести и как перевести контроль в электронный вид, чтобы не получать предписания при проверке.

Что это

Почему журналы — это первое, что смотрит проверка

Аптека — лицензируемый вид деятельности, и почти каждое требование надлежащей аптечной практики (НАП) подтверждается документально. Если действие не зафиксировано в журнале — для проверяющего его как будто не было. Поэтому журналы и документы — первое, к чему обращается инспектор Росздравнадзора, и первое, что стоит держать в порядке.

Под «журналами» понимают не только тетради учёта температуры и влажности, но и журналы инструктажей, учёта огнетушителей, регистрации обучения персонала, температуры в холодильном оборудовании для иммунобиологических препаратов и ряд других. К документам относятся приказы по фармацевтической деятельности, СОПы, перечни лиц с доступом в закассовую зону, планы внутреннего аудита.

Данные

Что показал пилотный анализ

Данные пилотного анализа MD Audit: в выборке из ~420 проверок в аптечных сетях (3 920 зафиксированных нарушений) тема журналов и документов встречается чаще всего. Ежедневные журналы по температуре и влажности были отмечены как незаполненные или ведущиеся с нарушениями 132 раза — это самый частый пункт выборки. Ещё десятки замечаний касаются журналов инструктажей, учёта огнетушителей и температуры в холодильном оборудовании для ИЛП.

Выборка небольшая и пилотная, поэтому мы не делаем выводов о масштабе рынка. Но даже на ~420 проверках видно: проблема не в редких сложных требованиях, а в рутинной фиксации ежедневных показателей, которую легко пропустить в напряжённую смену.

Что должно быть

Минимальный набор журналов и документов аптеки

Точный перечень зависит от внутренних СОП сети и формата аптеки, но в экспресс-проверке почти всегда смотрят:

Документ / журнал	Зачем нужен	Частота записи
Журнал температуры и влажности	Подтверждение условий хранения ЛП в торговом зале и материальной	Ежедневно (часто 2 раза в день)
Журнал температуры в холодильном оборудовании (ИЛП)	Холодовая цепь для иммунобиологических препаратов	Ежедневно по графику
Журналы инструктажей (на рабочем месте, по пожарной безопасности)	Охрана труда и пожарная безопасность	По графику и при приёме на работу
Журнал учёта огнетушителей	Контроль исправности средств пожаротушения	По графику поверки
Приказы по фармдеятельности, СОПы, перечни доступа	Основание для всех процессов аптеки	Поддерживать в актуальном состоянии

Последствия

Чем грозит беспорядок в документах

Нарушения по ведению журналов и документов — это прямой материал для предписания при проверке Росздравнадзора и риск административной ответственности по статьям о нарушении лицензионных требований. Отдельная опасность — задним числом такие записи восстановить нельзя: если за период не фиксировалась температура, доказать соблюдение условий хранения уже невозможно.

Практика проверок: чаще всего «горят» не сложные приказы, а простой ежедневный журнал температуры — его забывают заполнить в начале или в конце смены.

Что делать

Как навести порядок и держать его

Соберите единый перечень. Зафиксируйте, какие журналы и документы обязаны быть в каждой аптеке сети, и сверьтесь с актуальными СОП.
Назначьте ответственных и сроки. У каждого журнала должен быть владелец и расписание записей, а не «кто вспомнит».
Проверяйте не наличие, а ведение. Журнал лежит на полке — это не значит, что он заполняется вовремя.
Переведите ежедневные журналы в электронный вид. Электронную запись нельзя «дозаполнить» задним числом, а пропуск сразу виден.
Контролируйте регулярно. Включите проверку журналов в каждый внутренний аудит, а не только перед визитом инспекции.

Автоматизация

Как MD Audit держит документы под контролем

Бумажные журналы и папки не дают повторяемости и не позволяют видеть картину по сети. В MD Audit контроль документов встроен в процесс:

Электронные чек-листы проверки журналов и документов с фотофиксацией прямо в аптеке.
Автозадача на устранение замечания ответственному — с дедлайном и контролем закрытия по фото.
Аналитика по сети: какие аптеки и какие журналы чаще всего «проседают».
История проверок, которую нельзя переписать задним числом — удобно при подготовке к визиту Росздравнадзора.

FAQ

Частые вопросы

Какие журналы обязательны для аптеки?

Минимум — ежедневные журналы температуры и влажности, журнал температуры в холодильном оборудовании для ИЛП, журналы инструктажей и журнал учёта огнетушителей. Полный перечень определяется СОПами сети и требованиями надлежащей аптечной практики.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

Да, при условии защиты от внесения изменений задним числом. Электронные журналы удобнее контролировать, а пропуски в них сразу видны. В MD Audit ведение журналов встроено в проверки.

Почему именно журналы — самая частая зона нарушений?

Потому что это ежедневная рутина: записать температуру в начале и в конце смены легко пропустить в загруженный день. В пилотном анализе ~420 проверок незаполненные ежедневные журналы оказались самым частым замечанием.

Чем грозит незаполненный журнал температуры?

Это нарушение лицензионных требований: основание для предписания при проверке и невозможность доказать соблюдение условий хранения за пропущенный период. Восстановить такие записи задним числом нельзя.

Другие материалы исследования аптек

→

Тестовый доступ

Автоматизируйте контроль журналов в аптеке

✓Электронные чек-листы с фотофиксацией и AI-проверкой фото
✓Автозадачи на устранение нарушений с контролем сроков
✓Аналитика по сети — рейтинги аптек и динамика нарушений
✓Демо-доступ на 14 дней и помощь с внедрением

200+ розничных и аптечных сетей уже работают с MD Audit · Демо бесплатно