Почему готовые чек-листы не работают

Все мы знаем поговорку про изобретение велосипеда. Это разумный, рациональный подход — прежде чем самостоятельно разбираться с той или иной задачей, нужно поискать уже готовые решения. Например, найти образцы чек-листов проверки магазина одежды или ресторана быстрого питания, скачать их и запустить в работу. Судя по количеству бесплатных чек-листов, размещенных в Сети, все предприниматели давно должны были их внедрить и улучшить свой бизнес. Только этого не происходит, и мы знаем почему.

Как внедрить готовый чек-лист проверки

На первый взгляд, все магазины похожи друг на друга. В каждом выполняются одни и те же рутинные операции (например, открытие / закрытие магазина) контролировать которые можно по стандартному чек-листу, взятому из интернета. В нашей статье «Чек-листы и точки контроля магазинов» тоже есть такие примеры. Приведем здесь слегка видоизмененный пример из той статьи.

Что не так с этим примером? А то, что не все вопросы могут вам подойти. Например, в пункте про тамбур указано, что необходимо проверить наличие и чистоту грязезащитного ковра. Теперь представим, что ваш магазин находится торговом центре, а значит, ему не только не нужен грязезащитный ковер, у него и тамбура-то нет. Получается, что этот вопрос придется исключить или видоизменить его. 

Конечно, для такой простой операции, как открытие магазина это будет сделать несложно, но если вы попробуете использовать образец чек-листа проверки более сложного бизнес-процесса, то обнаружите, что менять придется добрую половину вопросов. Но и это лишь полбеды. Внедрив подобный чек-лист, вы в скором времени убедитесь, что данная практика дает совсем не те тот эффект, который ожидали.

Результаты использования готового чек-листа проверки

К примеру, вы нашли чек-лист для проверки выкладки товара и решили оценить по нему свои торговые объекты. Вы собираете результаты и обнаруживаете, что во всех магазинах выкладка товара производится неправильно. Потом смотрите на реальную картину и видите аккуратно выложенный товар. Почему так?

Скорее всего, причин две: 

1. Скачанный вами чек-лист, был составлен на основании одних стандартов, а у вас приняты совсем другие.

2. У аудиторов не было под рукой пояснений к вопросам и образцов правильной выкладки. 

Из-за этого результаты проверок не соответствовали действительности. 

Каким должен быть чек-лист проверки

На этот вопрос можно ответить односложно: индивидуальным. 

То есть в лучшем случае использовать чек-листы из интернета можно лишь в качестве образца, чтобы на их основе составить свои собственные. В идеальном же варианте нужно все делать самим на основе стандартов своей компании. Иными словами, вы должны четко понимать, как должен проходить бизнес-процесс, в соответствии с какими стандартами компании и это понимание отразить в контрольных вопросах. 

Также желательно, чтобы в подготовке вопросов  принимали участие профильные специалисты, эксперты по  данному бизнес-процессу. В противном случае на практике постоянно будут возникать нестыковки, затрудняющие и задерживающие работу всех участников аудита.

Недавно мы описывали кейс MODIS по взаимодействию с охранными компаниями. Как сообщили нам представители торговой сети, чек-листы проверки сотрудников ЧОП составлялись с участием службы безопасности MODIS. Только благодаря этому, были сформулированы вопросы, действительно отражающие требования к качеству исполнения договорных отношений с ЧОП. 

Очевидно, что составить работающий чек-лист проверки даже по образцу с первого раза может не получиться. Это непросто, потому что нужно учитывать массу нюансов, о чем мы написали целую статью «Используйте чек-листы эффективно». Если вы столкнетесь с трудностями и собственной экспертизы окажется недостаточно, вы всегда можете обратиться к нам за советом.