8 800 555 67 13 Тестовый доступ О компании
Подключение Системные требования Стоимость Отзывы Видео Вебинары FAQ Найти партнера Блог Регистрация 8 (495) 191 11 09
Используйте чек-листы эффективно
11.03.2019
Чек-лист как инструмент существует давно, и вы наверняка используете в работе одну из его модификаций. Сегодня существуют разные методики по формированию структуры чек-листов и концепции проведения проверок. В таком изобилии информации нетрудно потеряться и рано или поздно у вас возникнет вопрос: «А насколько правильно и эффективно я использую этот инструмент в своей работе?» Чтобы подтвердить или опровергнуть возникшие догадки, прочитайте нашу новую статью.
Подписаться на новости:

Отправляя свои данные, вы соглашаетесь получать регулярные обновления из блога MD Audit. Вы можете отказаться от подписки, когда захотите.

Этому инструменту скоро исполнится 100 лет. Компания «Боинг» их применяла еще в 1934 году, чтобы помочь пилотам избежать ошибок в управлении самолетами. Любопытно, что именно это нововведение спасло авиапроизводителя от разорения. Еще чек-листы успешно использовались и продолжают использоваться в медицине. Например, их применение в процессе хирургических операций позволило снизить количество смертей — на 50%.

Естественно, коммерческая сфера такую инновацию пропустить не могла, и чек-листы в качестве инструмент контроля операционных процессов перекочевали в ритейл. Однако на практике их использование не всегда оказывается настолько эффективным, как хотелось бы. Основные причины, заключаются в незнании или игнорировании основных постулатов их формирования. Он них мы и поговорим.

Не забывайте о главном

Многие компании, вдохновившись идеологией чек-листов, пытаются сделать опросник, который бы охватил сразу все аспекты операционной деятельности бизнеса. Вы, конечно же, сможете составить такой чек-лист, но он получится чрезмерно большим, в нем не будет акцента на стратегических задачах и приоритетных бизнес-операциях. К тому же на его заполнение вам потребуется целый день, возможно и больше. Игра стоит свеч? Скорее нет, чем да.

Для создания эффективного чек-листа, следуйте двум простым правилам.

Определите объекты контроля

Объектами могут быть как сами операционные процессы, например «прием поставки», «переоценка», «ведение первичной кассовой документации», «кадровое делопроизводство», так и зоны торговой точки, например «торговый зал», «кассовая зона», «подсобные помещения».

Каждый объект контроля, как правило, можно разделить на более мелкие структуры. Например, в fashion-магазине торговый зал удобно делить на гендерные зоны: женская, мужская, детская. В свою очередь в каждой зоне можно выделить стилистические направления: Men casual, Men sport и т.д. Аналогия применима и в сфере Food — в продуктовом магазине можно обособить зоны фреш, молочной продукции, выпечки и пр.

Структурное деление объектов проверки позволит вам детально понимать ситуацию с выполнением стандартов компании и получать подробные аналитические данные по итогам проверки.

Выделите приоритетные объекты

Из всех объектов проверки важно выбрать приоритетные, стратегически важные — определять их следует согласно целям текущего сезона. Именно для них нужно сформировать ключевой чек-лист.

Оставшиеся объекты проверки можно взять на проработку в следующем временном периоде, после того, как будут решены приоритетные задачи. Также можно скомпоновать их в дополнительные чек-листы, используемые с меньшей периодичностью, чем ключевой.

Формулируйте вопросы правильно

От того, как именно будет сформулирован вопрос чек-листа, зависит и то, как его поймет проверяющий, и то, как оценку воспримет тот, кого проверяют. Вопрос должен быть ясным, понятным, с четкими критериями оценки без двойных толкований. Также желательно, чтобы вопрос был дихотомического типа, то есть предполагал ответы «Да» или «Нет».

Примеры вопросов в чек-листе для контроля зоны женской одежды в fashion-магазине:

  1. Категория товаров новой коллекции оформлена POS-материалами «Новая коллекция».

  2. Модели фронтальной презентации выглажены.

  3. Все модели в профильной развеске вывешены по размерному соответствию.

Утвердительный ответ «Да» подразумевает, что задача выполнена на 100% в соответствии со стандартом компании. Если есть хотя бы минимальное несоответствие, то ответ будет отрицательным.

Еще один важный принцип формулировки вопросов чек-листа — отражайте один и только самый важный критерий оценки. При таком подходе вы гарантированно решите проблему «конкретики».

     Вопрос      Критерии оценки
 Правила презентации товара по принципу гардеробности соблюдены.       1. Соблюдение принципа гардеробности.
 Правила презентации товара по количеству, цвету, размерам, моделям, принципу гардеробности, принципам представления продукта соблюдены.      
  1. Соблюдение принципа по количеству.

  2. Соблюдение цветового соответствия.

  3. Соблюдение требований по размерам.

  4. Соблюдение требований по моделям.

  5. Соблюдение требований по гардеробности.

  6. Соблюдение требований по представлению продукта.


В первом случае не возникает вопросов ни у одной из сторон. Во втором — обратная ситуация. Такая формулировка поставит в тупик проверяющего и вызовет непонимание у того, кого проверяют, так как не понятно, что конкретно проверять и как все это оценивать. В результате может быть спровоцирована предконфликтная ситуация.

Многое зависит от системы

Традиционно для работы с чек-листами используются бумажные бланки. В принципе, с таким инструментом можно работать до определенного этапа и преодолевать при этом массу неудобств.

Борьба с «ветряными мельницами» не для прогрессивного бизнеса, и мы придумали систему, которая поможет вам не терять драгоценное время для аккумулирования и обработки объемных данных, онлайн реагировать на результаты проверок и в режиме реального времени оперировать аналитикой в рамках всей сети.

Будьте точнее

Помимо удобства и скорости передачи информации, MD Audit решает проблему неоднозначного восприятия вопросов чек-листа разным проверяющими.

В системе реализовано 2 подхода:

Например, вопрос «Очередь в кассу отсутствует» неоднозначный, потому что один проверяющий посчитает очередью 10 человек, а другой — 3. В этом случае поможет уточнение: «Очередь — это 4 человека и более».

Но иногда нужно по чек-листу проверить процессы, которые тяжело описать словами, к примеру свежесть бананов. Технически можно дать подробное описание, но оно, скорее всего, окажется слишком большим и сложным для восприятия. Классический чек-лист неспособен решить эту задачу, а MD Audit — может. Достаточно в качестве описания «свежего банана» приложить эталонную фотографию, с которой проверяющий будет сравнивать товар.

Решайте несколько задач сразу

Изначально чек-листы предназначены для контроля операционных процессов, но с системой MD Audit вы можете расширить горизонты. Например, проработать задачи по обучению персонала и построению коммуникаций.

Так как все чек-листы строятся на базе корпоративных стандартов, которые дополняются, модифицируются, это всегда стимулирует проверяющего постоянно актуализировать свои знания. Так, система предписывает проверяющему давать пояснение по каждому отрицательному ответу, а это возможно только в том случае, если сам он обладает экспертными знаниями по вопросу проверки. Тот кого проверяют, в свою очередь, всегда может отстоять личную позицию, предоставив веские аргументы, если он знаком со стандартами.

Анализируйте полученные результаты

Очевидно, что без анализа результатов, смысл проверки теряется. Чем более точным и детальным будет анализ, тем больше пользы можно извлечь. Ручной анализ далеко не всегда позволяет получить необходимую информацию, а MD Audit предлагает широкий спектр аналитических инструментов как табличных, так и визуальных отчетов BI-системы.

Пользователям доступны развернутые фильтры, благодаря которым по итогам одной и той же проверки можно получить разностороннюю информацию. Например :

Одних чек-листов недостаточно

Надеемся, теперь вы еще больше убедились в том, что чек-листы — важный и необходимый инструмент, но в классическом виде бумажных шаблонов недостаточно эффективный. Получить от его использования максимум преимуществ можно с помощью MD Audit. Оптимизируйте работу сотрудников, экономьте время, получайте онлайн объективные результаты и незамедлительно влияйте на выявленные «зоны развития».




Tеги Методология
Поделиться
Читайте также
30.03.2018
MD Audit - инструмент успешного саморазвития ритейлеров
15.02.2019
Как создать стандарты профессионального поведения
15.08.2018
Как создать чек-листы для торговой сети, которые будут работать?
07.12.2018
Примеры чек-листов для применения в Fashion-ритейл
Показать еще