Как создать чек-листы для торговой сети, которые будут работать?

Регулярная оценка деятельности филиалов сети с помощью чек-листов повышает эффективность работы компании. Главное, чтобы такой мониторинг был системным и имел максимальный охват: проводимых операций, обязанностей сотрудников и т.д. В противном случае, выявить все слабые места во внутренних бизнес-процессах не получится.

Эволюция процесса контроля качества
Чек-листы представляют собой перечень действий, обязательных к выполнению. Список покупок, расписание на день – это тоже своего рода «точки контроля», только в самом примитивном варианте. В коммерции используются более сложные инструменты для внутреннего аудита. В их числе система MD Audit, облачный сервис для автоматизации аудита филиалов сети при помощи мобильного приложения, разработанный компанией Mobile Dimension. Его применение значительно облегчает мониторинг эффективности работы торговых точек и способствует скорейшему устранению слабых мест.

Capture.JPG

Использование системы электронных чек-листов позволяет:

  • выявлять нарушения,

  • делегировать задачу по их устранению на ответственное лицо,

  • вести учет погрешностей,

  • сравнивать сроки решения внештатной ситуации каждым сотрудником/филиалом,

  • делать срезы по любым критериям в течение выбранного временного периода по любому количеству филиалов сети.


Однако все это в случае, если настройки были сделаны грамотно. Вот что для этого нужно:

  1. Предоставить исходные данные: информацию о магазинах и количестве пользователей (проверяющих). Эти сведения сотрудник службы поддержки MD Audit заносит в систему, что позволяет выстроить ее организационную структуру. Связь между пользователями и магазинами может быть как прямой, так и через привязку по регионам, дивизионам, и т.д. Все зависит от пожеланий клиента.

  2. Загрузить чек-листы. Сначала работа идет по уже используемым компанией «точкам контроля». Структурирование чек-листов происходит по мере их загрузки в систему, когда клиент выбирает вопросы из единого электронного справочника.

  3. Усовершенствовать инструмент контроля качества работы сети. Уже по итогам первых проверок с использованием электронных чек-листов клиент видит, какие стратегические изменения в них необходимо внести для наиболее эффективного аудита бизнес-процессов компании. 

Например:

  • можно задействовать больше департаментов: подключить службу безопасности, HR-отдел, и т.д.; 
  • внести новые объекты для проверки: торговые точки или новых сотрудников; 
  • увеличить количество вопросов в чек-листах; 
  • усовершенствовать форму обратной связи по выявленным нарушениям – например, установить срок на исправление недостатков, а при его несоблюдении делегировать задачу на руководителя ответственного сотрудника, и так вверх по иерархической лестнице.

Кто управляет системой?

После стартовой настройки IT-решения клиент получает права администратора и инструкцию по использованию облачного сервиса. Чтобы максимально упростить знакомство с MD Audit, представитель заказчика проходит обучение: учится создавать и структурировать чек-листы, формировать отчеты и т.д. При возникновении вопросов специалисты службы поддержки всегда готовы помочь.

Если у компании нет опыта работы с чек-листами?

Чтобы получить готовую, созданную «под ключ» стратегию оценки бизнес-процессов филиалов сети, можно воспользоваться услугами методологического консалтинга. Если же заказать их в компании Mobile Dimension, помимо практических рекомендаций вы получите систему MD Audit, полностью адаптированную под специфику работы торговых точек и поставленные перед ними задачи.



Дата: 15.08.2018
Автор: