Оплачивать штрафы грустно и больно, но их можно минимизировать. Для этого нужно быть постоянно готовым к внешним проверкам, а единственный способ держать руку на пульсе – регулярно проводить внутренний аудит. Это позволит своевременно выявлять нарушения, быстро и эффективно их устранять, видеть потенциальные риски и принимать меры по предотвращению инцидентов. Такой самоконтроль невозможен без применения системы электронных чек-листов на мобильных устройствах.

C ее помощью можно оценить:

• работу персонала,
• состояние территории, относящейся к АЗС,
• наличие и актуальность документации,
• каждый из десятков бизнес-процессов, совокупность которых обеспечивает функционирование торговой точки.

Пример
Критерии оценки процесса заправки транспортных средств (да/нет):

• Отпуск нерасфасованных нефтепродуктов не производится в стеклянные или пластиковые емкости.
• Расположение ТС, ожидающих заправку, контролируется сотрудником АЗС.
• Заправка автомобилей осуществляется в порядке общей очереди.
• Когда сливается топливо, на заблокированные колонки устанавливают предупреждающие таблички или приостанавливается работа всей АЗС.
• Места непреднамеренного разлива нефтепродуктов засыпают песком, который затем удаляют в контейнерах.
• При заправке автобусов пассажиры покидают салон.
• Автомобили подъезжают к колонкам своим ходом.
• Расстояние между транспортными средствами в очереди на заправку составляет не менее 1 метра.
• Расстояние между заправляемым авто и ближайшим к нему – не менее 3 метров.

Необходимо также проверять:

• Наличие документации о принципах и особенностях работы АЗС – требования к ней перечислены в документе РД 153-39.2-080-01.
• Наличие документации об организации.
• Наличие журналов отчетности, инструкций, книги жалоб и предложений, утвержденного прайса, паспортов оборудования, и т.д.
• Безопасность работы АЗС: качество шлангов, наличие огнетушителей, спецодежды, камер наблюдения, работающего громкоговорителя и т.д.

И проч.

Создать глубокие чек-листы, охватывающие все внутренние процессы, вы можете самостоятельно. Как показывает, практика, на это уходит около полугода, так как документы должны пройти большой путь эволюции: от общего набора вопросов к разветвленной схеме «точек контроля» для директора АЗС, инженера по охране труда, специалиста торгового зала, оператора и т.д.

Но можно поступить проще – выбрать вопросы из электронной библиотеки MD Audit и добавить в эти чек-листы пункты, характерные только для вашей торговой точки. В таком случае формирование «точек контроля» для каждого бизнес-процесса займет не более 2-3 дней.

Электронные чек-листы легко структурировать, группировать и задваивать, а результаты проверки, проведенной с помощью мобильного устройства, отображаются моментально: каждый пункт имеет вес в баллах: от 0 до 2, от 1 до 5 или от 1 до 10 - их диапазон вы выбираете сами при формировании чек-листа. При выставлении неидеальной оценки система просит ввести комментарий и сфотографировать выявленное нарушение. Этот фотоотчет с сопроводительным текстом получает статус открытой задачи, которая автоматически делегируется на ответственное лицо. У него есть определенный срок для устранения замечания (его вы тоже устанавливаете через систему), после чего, если вопрос не решен, задача переводится на руководителя сотрудника, не справившегося с поручением.

Система MD Audit может использоваться для проведения внутренних проверок, как ежедневная «шпаргалка» при выполнении ежедневных рутинных действий, как оценка деятельности какого-то конкретного сотрудника или филиала. Аналитика по проверкам доступна всегда. Вы можете посмотреть оперативный отчет или анализ деятельности АЗС в любых срезах за любой временной период с момента внедрения системы.