Большой и малый циклы управления операционными рисками | MD Audit

Все обновления MD Audit за 2022 год

Зарегистрироваться

управление процессами

Большой и малый циклы управления операционными рисками

27 Января, 2023  —  Время чтения: 4 мин.

MD Audit блог содержание

Зачем нужен мониторинг

Регулярный мониторинг работы филиалов сети позволяет поддерживать корпоративные стандарты обслуживания в каждом из них. Используя чек-листы с перечислением основных «точек контроля» легко оценить работу продавцов, состояние торгового зала и даже копнуть глубже — проанализировать эффективность внутренних бизнес-процессов компании, чтобы выявить ошибки, увеличивающие ее расходы. Правда, подход к проведению системной проверки будет несколько отличаться.

И там, и там речь идет о выявлении операционных рисков – ситуаций, из-за которых торговая сеть теряет прибыль. Они могут быть внутримагазинными или общими, характерными для нескольких или даже всех филиалов. В первом случае к упущенной выгоде приводят ошибки локального персонала:

  • наличие просроченных продуктов в торговом зале, из-за чего компания теряет клиентов;
  • отсутствие предложений от кассира о покупке акционного товара, что могло бы увеличить чек покупки и т.д.

Во втором — стратегические просчеты головного офиса:

  • несогласованность действий департаментов/отделов компании;
  • ошибки в схеме построения сотрудничества с контрагентами;
  • непонимание верхнеуровневым руководством специфики работы персонала на местах и т.д.

Минимизировать и даже полностью исключить вероятность негативных внутримагазинных сценариев поможет применение малого цикла управления операционными рисками. Это мониторинг работы филиала с использованием типовых для аудита торговых сетей чек-листов. Суть в том, что объект проверяется на соответствие тем или иным критериям с определенной периодичностью. При выявлении нарушений в его работе производится корректирующее действие, то есть, устраняются недостатки.

Например:

  • залежалый и просроченный товар вовремя убирают с витрины,
  • продавцы становятся более внимательными к посетителям, лучше соблюдают стандарты качества обслуживания и т.д.

Подобного эффекта легко достичь с помощью изменения системы мотивации персонала.

Проверки в рамках малого цикла управления операционными рисками могут проводиться как ревизорами, так и локальным менеджментом — для своевременного выявления ошибок в работе торговой точки.

Преимущества данного вида аудита:

  • он простой.

Недостатки:

  • такие проверки не позволяют увидеть потенциально слабые места в функционировании филиала и, соответственно, заострять на них внимание;
  • невозможно оптимизировать затраты на проведение аудита.

Большой цикл управления операционными рисками — это углубленный подход к анализу причин неудовлетворительной работы торговых точек. Он позволяет не только увидеть корень проблемы, но и скорректировать ситуацию на системном, а не локальном уровне. Главное же, что таким образом можно не только выявить ошибки, но и предвидеть потенциальную угрозу, а значит, ее предотвратить.

При таком подходе детально анализируется каждый бизнес-процесс, которых в магазине десятки, и составляется рейтинг операционных рисков с указанием потерь компании в денежном эквиваленте. Чем выше риск и больше расходы, тем тщательнее и строже нужно контролировать то или иное действие в магазине.

Карта - реестр операционных рисков

После составления рейтинга рисков определяются точки контроля – что и как часто нужно проверять для организации максимально эффективной работы сети. На основании этих данных формируются чек-листы. Вот почему их составляют «под ключ» — шаблонные с задачей не справляются.

Преимущества использования большого цикла управления рисками:

  • системный подход к оценке эффективности работы филиалов сети;

  • возможность сбора информации не только о фактических, но и возможных отклонениях в работе филиалов:

  • возможность оценивать и ранжировать операционные риски.

Большой цикл управления по отклонениям

Недостатки:

  • сложный для непрофесионалов подготовительный этап. Поэтому составление таблицы операционных рисков и точек контроля следует доверять специалистам.

Как отличить системную ошибку от несистемной?

Разница заключается в том, что системная ошибка – ошибка не людей, а бизнес-процессов. Этим и нужно руководствоваться при выборе корректирующего действия.

Даже если системная ошибка была выявлена только в одной торговой точке, проводить упреждающие меры нужно во всех – чтобы ситуация не стала критичной.

Как реализовать этот сценарий на практике, расскажут специалисты компании MD Audit. Оставить заявку на консультацию можно здесь. Услуга бесплатная и не обязывает к сотрудничеству.

Материал подготовлен совместно с управляющим директором myRetailStrategy (ПБК Менеджмент), автором методики улучшения бизнес-модели розничной компании Business onTrack for Retail и книги «Бизнес-модели розничных компаний: как конкурировать с гигантами» Александром Шубиным.

Похожие статьи

article
управление процессами
Чему научиться у люксовых брендов?

Большой бюджет дает максимальное пространство для экспериментов, а наиболее удачные концепты перенимает масс-маркет. О новых идеях и лучших маркетинговых практиках в мире роскоши рассказали участники Luxury Marketing Forum в Нью-Йорке. Основные тезисы мы приводим в этой статье.

article
управление процессами
Точки контроля в фэшн-ритейле

Fashion ритейл отличается от других отраслей розницы, так как работает на стыке коммерции и искусства. Причем креатив заключается не только в выборе товара для продажи, но в его презентации, чтобы желание купить возникло у посетителя торговой точки на эмоциональном уровне.