Тарифы 8 800 555 67 13 Тестовый доступ ENG
Шесть шагов успешного внедрения MD Audit
20.02.2019

Шаг 1. Изучите систему

Все мы знаем шутку про то, что если ничего не помогает, то нужно все-таки прочитать инструкцию. Между тем, при старте работы с MD Audit именно этим и нужно заняться в первую очередь: пройти рекомендованные этапы по настройке системы, изучить инструкции, познакомиться с базой знаний. Сделать это нужно хотя бы для того, чтобы понимать каким широким спектром пользовательских возможностей вы будете обладать, используя базовую версию системы.

Шаг 2 . Определите ключевые роли

Системой MD Audit будут пользоваться 3 типа сотрудников.

Администратор

Так как за штурвалом всегда должен находиться капитан, то вам необходимо его выбрать. В работе с MD Audit капитаном является администратор — сотрудник, который выстраивает в системе структуру, отвечающую задачам и стратегии компании, управляет всеми пользователями, анализирует итоги проверок, контролирует статус исполнения задач.

Администратор имеет доступ ко всей системе: он может создавать группы пользователей, назначать им права доступа, создавать чек-листы и настраивать отчеты. Очевидно, что этот сотрудник должен изучить систему в первую очередь и на самом глубоком уровне.

Пользователи

Это сотрудники, которые будут непосредственно использовать MD Audit в своей работе. Они видят только предназначенную для них область системы, например могут выполнять проверки по доступному им чек-листу и работать в рамках поставленных руководителями задач.

Благодаря дружественному интерфейсу MD Audit, пользователям не составит труда освоится в системе самостоятельно, однако прочтение инструкции ускорит этот процесс и поможет избежать очевидных ошибок. Если все же останутся вопросы, то пользователь в режиме online может получить на них ответы, обратившись в службу поддержки, либо к своему курирующему менеджеру MD Audit.

Руководители

Это особая категория сотрудников, которым необходима информация о полученных с помощью системы результатах. Они получают отчеты, сформированные администратором, анализируют результаты проведенных проверок и на основе этого принимают стратегические решения.

Шаг 3. Создайте правильную структуру

Во время прохождения первичного тестового периода вы знакомились с возможностями системы на пробных чек-листах. Теперь же вам необходимо создать полноценную функциональную структуру и рабочие чек-листы.

Начните с того, что создайте в системе MD Audit как можно более точную копию структуры своей компании. Называйте все структурные подразделения точно так же, как они называются в реальности. От этого будет зависеть то, как быстро сотрудники адаптируются к работе в системе. Например, если в компании используется слово «департамент», то не стоит в системе называть его «отделом».

Шаг 4. Настройте права доступа для пользователей разного уровня

Для эффективного использования системы администратору понадобится произвести ряд настроек: распределить пользователей в рамках структуры системы и  определить права доступа. Например обозначить в системе:

  • в какие бизнес-направления и группы будет определен тот или иной пользователь;

  • кто из пользователей может планировать проверки себе, коллегам, ставить задачи по итогам проверок в  рамках чек-листов, фотоотчетов, стандартного визита в магазин (без заполнения чек-листов);

  • кому должны отправляться уведомления по результатам проверок;

  • каким пользователям будут доступны отчеты и какие именно;

  • кому из пользователей необходимо маршрутизировать вопросы по их блокам ответственности.

Шаг 5. Создайте рабочие чек-листы

Рабочий чек-лист — это структурный документ-опросник, с группами вопросов, объединенными в один процесс. К примеру, в fashion-индустрии в процесс «приемка товара» можно включить вопросы:

  1. Поставка принята в рамках установленных нормативов.

  2. При приемке поставки все короба разделены по гендерному признаку (М/Ж).

После формирования рабочего чек-листа нужно назначить  его пользователям, группам пользователей, бизнес-направлениям, которые буду с ним работать.

 Бизнес-направление  Чек-лист
 Служба безопасности  Стандарты по сохранности ТМЦ (товарно- материальных ценностей)
 Отдел товародвижения  Стандарты товарного учета
 Бухгалтерия  Стандарты формирования  первичной кассовой документации

Таблица 1. Примеры чек-листов для разных бизнес-направлений

Важно понимать, что количество и содержание чек-листов определяются типами задач, которые необходимо решить. К примеру, если перед вами стоит задача повысить в торговой точке качество сервиса, то создавайте чек-лист по качеству обслуживания. Если же вам важно сократить потери, то нужно создать чек-лист проверки сохранности ТМЦ. Не старайтесь охватить абсолютно все и сразу, действуйте в рамках задач последовательно. Расставьте приоритеты, сосредоточьтесь на стратегически важных задачах.

Шаг 6.  Убедитесь, что все пользователи ознакомлены с  функционалом системы MD Audit

Перед масштабным запуском рекомендуем провести опрос пользователей  на предмет понимания практической работы с мобильным приложением MD Audit. При необходимости еще раз разъясните инструкции, продемонстрируйте функционал на практическом примере. Также важно проверить возможность авторизации пользователей в системе.

Когда вся эта работа будет проделана можно смело  приступать к внедрению MD Audit во всей торговой сети. Следуя этим шагам, вы быстро и, главное, успешно пройдете этап внедрения системы MD Audit и результаты не заставят себя ждать.

Подписаться на новости:

Отправляя свои данные, вы соглашаетесь получать регулярные обновления из блога MD Audit. Вы можете отказаться от подписки, когда захотите.

Tеги управление персоналом , управление процессами
Поделиться
Читайте также
05.09.2018
Какие чек-листы нужны торговой сети и как их создать?
07.12.2018
Примеры чек-листов для применения в Fashion-ритейл
15.08.2018
Как создать чек-листы для торговой сети, которые будут работать?
05.12.2018
Большой и малый циклы управления операционными рисками
Показать еще