MD Audit блог содержание
Торговая сеть «Магнолия» использует систему MD Audit с 2019 года. Тогда перед компанией стояла задача организовать контроль аудиторов и оптимизировать систему мотивации. Об этом и о том, как мы помогаем друг другу все эти годы, мы писали в статье «Магнолия и MD Audit: 4 года взаимовыгодного сотрудничества». С начала 2024 года ТС «Магнолия» внедрила в работу еще один инструмент MD Audit — фотоотчеты, который существенно облегчил работу отдела мерчандайзинга и повысил его эффективность. Что именно было сделано и какие результаты принесло, читайте дальше.
Как сделать фотоотчет своими силами?
За почти 10 лет работы MD Audit, мы встречали много вариантов организации работы с фотоотчетами. Все они в общем случае сводятся к следующему алгоритму:
- Руководитель ставит исполнителю задачу: пишет в мессенджере, на электронную почту или в каком-нибудь таск-менеджере.
- Исполнитель делает фотографии выполненной работы и оформляет фотоотчет (сортирует фотографии по папкам, вставляет в электронную презентацию, делает подписи и т.д.).
- Исполнитель отправляет готовый фотоотчет руководителю по электронной почте или загружает его в корпоративное облачное хранилище.
- Руководитель проверяет фотоотчет и при наличии нарушений делает замечания.
Алгоритм кажется простым, но в действительности он имеет много нюансов. Разберем каждый шаг выполнения фотоотчетов своими силами и опишем его недостатки.
Постановка задачи в мессенджере или через почту
У такого метода есть три больших недостатка:
- непрозрачность — невозможно отследить получил исполнитель задачу или нет;
- сложность промежуточного контроля — отсутствует информация о времени начала и завершения задачи;
- риск «потери» задачи — в мессенджере или на почте сообщение о задаче может затеряться в переписке.
Ручное создание фотоотчета
Очевидно, что делать фотографии, затем их вручную сортировать, подписывать и копировать в презентацию — это длительный трудоемкий процесс. В больших магазинах с несколькими залами, сотнями полок и тысячами товаров подготовка фотоотчета таким образом может занимать целый рабочий день. И тут же надо отметить, что при большом количестве ручного труда возрастает риск ошибки, когда сотрудник путает фотографии или подписи, что потом затруднит процесс проверки такого фотоотчета.
И еще один момент: недобросовестный исполнитель может подтасовать результаты. Например, взять фотографии, сделанные раньше или вообще в другом месте.
Отправка фотоотчета
Это наиболее простой и «безболезненный» этап в ручном создании фотоотчета, особенно с современным развитием облачных сервисов для хранения данных. Однако и здесь есть недостаток — сотрудник может попросту забыть отправить фотоотчет вовремя. Таким образом руководитель получит результаты с задержкой и не сможет быстро отреагировать на возможные нарушения.
Ручная проверка фотоотчета
Это не менее трудоемкий процесс, чем ручное создание фотоотчета. Руководителю нужно:
- разобрать присланный фотоотчет, понять какие фотографии относятся к какому отделу магазина;
- сравнить присланные фотографии с эталонными;
- составить список претензий к фотоотчету, описать текстом или вручную (в графическом редакторе) отметить на фотографиях нарушения.
Примерно так и был организован процесс создания фотоотчетов в ТС «Магнолия». Конечно же, руководство искало варианты его оптимизировать и выбрало инструмент «Фотоотчеты» в MD Audit. Почему?
Преимущества фотоотчетов MD Audit
Инструмент «Фотоотчеты», входящий в состав системы MD Audit, лишен большинства из перечисленных недостатков. С его помощью процесс создания фотоотчета выглядит следующим образом.
Постановка задачи
Руководитель или другой назначенный сотрудник создает в системе MD Audit задачу на выполнение фотоотчета, добавляет в нее эталонные фотографии, образцы планограммы или прочие документы. При необходимости он может установить плановую дату начала исполнения задачи — не в день создания, а позже. Также в задачу можно добавить других сотрудников в качестве наблюдающих.
Сразу после создания задачи на выполнение фотоотчета, исполнитель и наблюдающие получают уведомление в мобильном приложении MD Audit и/или на электронную почту. Теперь исполнитель не потеряет задачу, потому что она всегда будет отображаться у него в списке фотоотчетов. Также при необходимости автор задачи или любой указанный наблюдающий может отправить исполнителю напоминание о необходимости выполнить задачу.
Выполнение фотоотчета
Исполнитель в мобильном приложении открывает задачу на выполнение фотоотчета, делает прямо в системе фотографии на свой мобильный телефон, которые автоматически загружаются в облачное хранилище MD Audit. Когда все условия задачи выполнены, исполнитель завершает задачу.
Фотоотчет готов, и не нужно никаких дополнительных действий, вроде обработки фотографий, добавления их в презентацию или распределения по папкам — система сортирует файлы автоматически, они сразу распределяются по зонам магазина.
Обратите внимание, что фотографии исполнителю придется сделать именно в процессе выполнения фотоотчета, потому что возможность добавления из галереи заранее сделанных изображений заблокирована.
Отправка фотоотчета
В случае использования MD Audit отправлять фотоотчет не требуется вовсе — все автоматически загружается в облачное хранилище, а автор задачи и все наблюдающие получают уведомление о завершении задачи.
Проверка фотоотчета
Автор задачи и указанные наблюдающие открывают выполненный фотоотчет и просматривают отсортированные по магазинам и зонам внутри магазина фотографии. Сам процесс сравнения и создания претензий выполняется вручную, но в MD Audit это делать удобнее, чем подручными средствами, потому что все находится в одной системе:
- сами фотографии;
- графический редактор, чтобы выделить нарушение;
- поля для ввода комментариев.
После того, как претензии созданы, задача возвращается исполнителю. Он исправляет претензии и прикладывает новые фотографии, которые автор задачи и указанные наблюдающие может сравнить в режиме «было / стало».
Дополнительные преимущества фотоотчетов MD Audit
Помимо облегчения рутины, «Фотоотчеты» в MD Audit имеют три дополнительных преимущества: загрузка видео, возможность оценки качества выполнения фотоотчета и аналитика.
Загрузка видео в качестве фотоотчета
В некоторых случаях для оценки работы мерчандайзеров фотографий бывает недостаточно. Тогда может пригодиться возможность загрузки видеофайлов. Это позволяет получить более полную оценку работы мерчандайзера. При этом проверяющий так же, как с фотографией может сделать стоп-кадр в любом месте видеозаписи, выделить нарушение и составить претензию.
Оценка качества выполнения фотоотчета по чек-листу
Стандартный фотоотчет не предусматривает оценку качества работы исполнителя: руководитель принимает его или возвращает на доработку. Если же возникает потребность оценить качество, например, оформления магазина к промоакции, то можно в фотоотчет добавить чек-лист. Таким образом, вы сможете увидеть объективную оценку качества выполнения работы в баллах или процентах, а затем принять обоснованные управленческие решения.
Аналитика фотоотчетов
Каждый руководитель понимает, что только контролировать качество работы сотрудников недостаточно, важно анализировать результаты по всей компании, чтобы видеть динамику и находить узкие места. Например, понять, какие ошибки сотрудники допускают чаще и провести с ними обучение по этой теме.
Сделать это, когда создание и проверка фотоотчетов выполняется вручную, крайне сложно. В системе MD Audit имеется отдельный модуль аналитики, который наглядно показывает динамику изменений следующих показателей:
- количество фотоотчетов и претензий;
- количество претензий;
- рейтинг причин претензий;
- рейтинг проблемных значений.
Результаты использования фотоотчетов MD Audit в ТС «Магнолия»
В торговой сети «Магнолия» фотоотчеты MD Audit используются для решения следующих задач:
- Контроль правильности выкладки товара в магазинах.
- Размещение товара в соответствии с утвержденными изменениями.
Для оперативного контроля и ответов на возможные вопросы исполнителей в каждую задачу типа фотоотчет, в качестве наблюдающих добавляются категорийные менеджеры.
За полгода использования инструмента «Фотоотчеты» были получены следующие результаты:
- Время на исправление ошибок выкладки сократилось до одного рабочего дня.
- Количество невыполненных задач снизилось до нуля.
- Количество претензий к фотоотчетам снизилось в 10 раз.
Увеличивайте эффективность работы отдела мерчандайзинга с MD Audit
Некоторые люди думают, что мерчандайзинг занимается исключительно вопросами внешней привлекательности, красоты расположения товара. Но это не так, при наличии продуманной стратегии по мерчандайзингу и регулярном использовании фотоотчетов MD Audit, можно ожидать рост продаж в магазинах до 20%.
Оценить возможности системы MD Audit можно бесплатно в течение 14 дней. Оставляйте заявку, тестируйте систему и увеличивайте продажи!
