Методические материалы для увеличения операционной эффективности бизнеса

Получить

кейсы

Магнолия и MD Audit: 4 года взаимовыгодного сотрудничества

21 августа, 2023  —  Время чтения: 7 мин.

MD Audit блог содержание


 

Взаимодействие между клиентом и поставщиком ИТ-услуг обычно не выходит за рамки эпизодических контактов с технической поддержкой. Мы же стремимся строить клиентские отношения иначе, скорее как партнерские. Один из примеров подобного взаимодействия — торговая сеть супермаркетов «Магнолия».

Фасад магазина Магнолия

«Магнолия» — это сеть удобных супермаркетов у дома, которые предлагают покупателям их любимые бренды и все необходимое. Магнолия известна собственной кулинарией и кондитерскими изделиями, которые повара и кондитеры создают вручную, не добавляя консервантов и вредных добавок. Благодаря этому в «Магнолии» всегда можно найти свежие и натуральные блюда с превосходным вкусом. Помимо магазинов у дома, доступен заказ через мобильное приложение сети.

 

Формат общения был задан сразу

«Магнолия» — одна из первых продуктовых торговых сетей, внедривших систему MD Audit. Летом 2019 года сеть супермаркетов «Магнолия» обратилась к нам, чтобы перевести в цифровой формат процесс контроля и аудита производства продукции собственного производства, облегчить работу аудиторам и повысить эффективность проводимых проверок. С этого времени мы вместе работаем, растем, развиваемся. И во многом это развитие определяется тем, что две компании из совсем разных отраслей бизнеса помогают друг другу становиться лучше.

Почти с самого начала кураторство над системой MD Audit в ТС «Магнолия» взяла на себя руководитель производственного отдела Оксана Павлычева. И сегодня, оставив за плечами более 4 лет совместной работы, Оксана продолжает продвигать использование MD Audit в ТС «Магнолия», расширяя области ее применения.

Как используют MD Audit в ТС «Магнолия»

С помощью MD Audit ТС «Магнолия» решает сразу три больших взаимосвязанных задачи:

  1. Контроль стандартов.
  2. Контроль аудиторов.
  3. Оптимизация системы мотивации.

Опишем их более подробно.

Контроль стандартов

Контролировать стандарты — это основное предназначение системы MD Audit. Для этого достаточно выполнить простые пять шагов.

ШАГ 1. ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ

У каждого департамента компании могут быть свои цели, значит, и свои чек-листы. Например, отдел HR может поставить целью формирование кадрового резерва, а розничный департамент — сокращение потерь.

После того, как цель выбрана, ее нужно декомпозировать до уровня операционного исполнения. В качестве примера покажем, как будет выглядеть декомпозиция цели повышения NPS в рамках системы MD Audit.

Декомпозиция целей операционного аудита

ШАГ 2. ОПРЕДЕЛИТЕ ОБЪЕКТЫ КОНТРОЛЯ  

Когда цель определена, нужно решить на какие объекты она распространяется и на каких из них нужно проводить проверки. Например, в рамках одной цели нужно организовать проверки торгового зала и подсобных помещений магазина, а в рамках другой — складские помещения.

ШАГ 3. СФОРМУЛИРУЙТЕ ВОПРОСЫ

Это очень важный шаг, потому что от правильности формулировки вопросов во многом зависит результат аудита. Приведем несколько правил составления вопросов.

  • Вопрос должен быть ясным, понятным, с четкими критериями оценки без двойных толкований.
  • Желательно, чтобы вопрос предполагал ответы «Да» или «Нет».
  • В вопросе должен быть отражен один и только самый важный критерий оценки.

ШАГ 4. ОПРЕДЕЛИТЕ ПЕРИОДИЧНОСТЬ

Аудит приносит результат, только если проводится регулярно. Определить регулярность проведения аудита можно на основе его цели.

  • Цель краткосрочная: Проверки проходят часто (1, 2, 3 раза в неделю или каждый рабочий день).
  • Цель долгосрочная: Проверки проходят редко (1, 2 раза в месяц, раз в квартал).

ШАГ 5. ОПРЕДЕЛИТЕ УЧАСТНИКОВ АУДИТА

Важно определить, кто будет задействован в процессе проведения проверок: вся иерархическая вертикаль или только отдельные сотрудники.

  • Полный цикл: Операционный директор ⇒ Дивизиональный директор ⇒ Региональный директор ⇒ Директор магазина
  • Сокращенный цикл: Региональный директор ⇒ Директор магазина
  • Самопроверки магазина: Директор магазина

В ТС «Магнолия» сформированы чек-листы для проверки соблюдения стандартов производства и ведения торговой деятельности. Для проведения этих проверок создан штат аудиторов, которые регулярно посещают все объекты распределенной торговой сети и с помощью мобильного приложения MD Audit проводят проверки.

Контроль аудиторов

Не секрет, что среди сотрудников, выполняющих выездные проверки, могут оказаться недобросовестные. Они могут проводить фиктивные проверки: заполнять чек-листы, даже не выходя из своего гостиничного номера или иными методами саботировать контроль. На этот случай в MD Audit предусмотрены механизмы защиты, основным из которых можно назвать функцию определения геолокации проверяющего.

Интерфейс мобильного приложения MD Audit, геолокация

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, геолокация

В момент начала проверки система MD Audit отслеживает координаты аудитора, и если он находится не в пределах назначенного объекта, то проверку начать будет невозможно. Аналогичная идентификация выполняется в момент завершения проверки.

Другой метод контроля — двойные проверки, когда один и тот же объект по одному и тому же чек-листу проверяют два разных аудитора. Если результаты таких проверок будут сильно различаться, это повод задать вопросы обоим аудиторам.

В ТС «Магнолия» используются все доступные методы контроля аудиторов. В результате за 4 года работы выработалась культура проверок: аудиторы проявляют беспристрастность, следовательно проверки отображают актуальную ситуацию в компании, а не «желаемую». Руководство торговой сети «смотрит правде в глаза», своевременно принимает верные управленческие решения и строит реалистичные планы дальнейшего развития.

Оптимизация системы мотивации персонала и управления менеджментом

Сложность разработки систем мотивации в том, что сотрудники зачастую считают мотивирующие условия несправедливыми, независящими от их непосредственной работы. Например, директор магазина может считать, что выручка в этом месяце снизилась не по его вине, а из-за того, что ему не привезли со склада нужный объем ходового товара.

С использованием MD Audit можно выстроить более прозрачную и справедливую систему мотивации. Например, поставить премиальную часть зарплаты директора магазина в зависимость от результатов ежемесячной проверки и показателей его исполнительной дисциплины, точнее говоря, привязать ее к факторам, на которые директор имеет непосредственное личное влияние.

Аналогичным образом в ТС «Магнолия» организован процесс управления менеджментом. Для руководящего состава составлены KPI, в который включены данные из системы аналитики MD Audit: рейтинги магазинов, регионов, процессов и так далее.

Интерфейс модуля аналитики MD Audit

Рис. Интерфейс модуля аналитики MD Audit

Совместная работа помогает развиваться

Одна из особенностей нашего сотрудничества заключается в том, что изначально был взят курс на постоянную актуализацию знаний пользователей в рамках возможностей системы, плотное взаимодействие не только в плане технических вопросов, но также в сфере обучения сотрудников и методологических консультаций.

Нельзя не отметить, что во многом успех совместной работы основан на вовлеченности в процесс руководителя производственного отдела Оксаны Павлычевой, на ее активной позиции, благодаря которой система MD Audit используется в ТС «Магнолия» с высокой эффективностью и каждый вовлеченный в процесс проверок пользователь понимает их важность.

Недавно мы ввели новую практику: анализ использования системы клиента и поиск точек роста. Конечно же, одной из первых компаний для такого анализа стала ТС «Магнолия». Наши специалисты тщательно проанализировали то, как используется система MD Audit в ТС «Магнолия», какие модули задействованы больше, какие меньше, рассказали о зонах роста с точки зрения аналитических данных системы, подсветили информацию, которая может помочь торговой сети эффективнее решать поставленные задачи.

По результатам такой встречи и последующего общения ТС «Магнолия» рассматривает возможность внедрения новых модулей: «Фотоотчеты» и  «Опросы». Первый очень полезен мерчандайзерам для оценки точности соблюдения планограмм и правил оформления витрин, а второй для проведения инвентаризаций или сбора прочей информации, а также проверки знаний сотрудников.

Мы рады продолжать сотрудничество с ТС «Магнолия» и уверены, что благодаря нашей совместной работе уже полученные результаты, такие как рост лояльности покупателей, рост исполнительной дисциплины директоров магазинов, оптимизация ФОТ, за счет внедрения новой системы мотивации, будут только улучшаться.


 


 

Оставьте свои контакты, и мы вышлем вам материалы о том, как составлять чек-листы, управлять операционной деятельностью и правильно запускать пилотный проект