Пришло время для операционного аудита

Чтобы начать что-то делать, нам чаще всего нужен стимул, осознание того, что ситуация нас не устраивает и нужно что-то менять. К пониманию того, что необходимо организовать регулярную проверку исполнения всех бизнес-процессов компании, приходят по-разному, но есть и общие черты. Если вы хотите понять, необходим ли вам операционный аудит, это статья для вас.

Операционный аудит и зоны роста

Каждый собственник бизнеса ежедневно решает рутинные бытовые вопросы, связанные с функционированием своего дела. Одному магазину сети выписала штраф пожарная инспекция, в другом постоянные очереди на кассе, в третьем отсутствуют промо-материалы, а в четвертом чрезмерная текучка кадров.

Одни называют все это проблемами и страдают от их количества. Другие же предпочитают видеть в этом зоны развития и направляют свои усилия на то, чтобы понять, почему эти узкие места возникли. Условно все возникающие зоны роста можно разделить на очевидные и неочевидные и «разобраться» с каждой из них поможет операционный аудит.

Очевидные зоны роста лежат на поверхности

Пояснить, что такое очевидные зоны роста, можно на простом примере. Допустим, торговая сеть вынуждена регулярно оплачивать штрафы проверяющих организаций. Такая ситуация может возникнуть по самым разным причинам:

• ненадлежащая работа сотрудника центрального офиса, курирующего данное направление;
• неисполнительность со стороны директора торговой точки;
• некачественно оказанные услуги со стороны подрядчиков и так далее.

Это и есть очевидные зоны роста — устраните перечисленные причины, и компания избавиться от штрафов, а значит, сократит издержки. На первый взгляд сделать это просто: достаточно провести проверку тех торговых точек, в которых выявлены недостатки. Но это не даст гарантии, что штрафы не будут приходить на другие объекты компании или на те же самые в будущем.

Минимизировать риск возникновения таких проблем можно с помощью регулярного операционного аудита.

Неочевидные зоны роста найти сложнее

Представьте, что вы владелец магазина. Стоите перед своей витриной, и все в ней хорошо: зеркальный блеск, красиво выложенный товар, яркая вывеска, броский рекламный слоган. Но покупатели проходят мимо и заходят в соседний магазин. Вы начинаете сравнивать себя и конкурента, но не видите у него преимуществ. Это значит только одно — у вас есть неочевидные зоны роста.

Если с очевидными зонам развития все понятно — нужно провести проверку конкретного бизнес-процесса, найти узкие места и устранить их, то с неочевидными все неочевидно. Чтобы понять, почему же покупатели проходят мимо вашего магазина и заходят в точно такой же магазин конкурента, нужно провести всесторонний операционный аудит всей компании.

А у меня в компании все хорошо

Казалось бы, в такой ситуации операционный аудит вам не нужен: показатели находятся в плановых значениях, операционная исполнительность персонала находится в соответствии со стандартами компании, а менеджмент работает по системе SMART. Но потребность в операционном аудите может возникнуть и в этой ситуации. Например:

• вы постоянно находитесь в поиске новых решений для развития бизнеса;
• с вами поделились успешным опытом использования системы аудита и вы решили то же самое попробовать у себя;
• вы внимательно следите за мировыми трендами и стараетесь внедрять все, что кажется вам интересным и эффективным.

Осталось понять, что же такое операционный аудит и как его проводить.

Проведем операционный аудит по-старинке

Операционный аудит известен давно, в нем нет ничего сложного. Это проверка операционных бизнес-процессов на соответствие стандартам, принятым в компании. Традиционно для его проведения использовали таблицы, сначала бумажные, теперь электронные. Проверяющие сотрудники их заполняли и отправляли на проверку.

С развитием средств коммуникации для проведения операционного аудита стали приспосабливать и другие инструменты: электронную почту и календарь, групповые чаты в мессенджерах, системы менеджмента задач и так далее. Но в конечном счете все это сводится к уже упомянутым таблицам.

Такой подход, безусловно, имеет право на существование, но он кардинально устарел и обладает рядом существенных недостатков:

• высокая трудоемкость — чтобы собрать и проанализировать массу табличной информации требуется проделать большой объем работы;

• ограниченность — проанализировать глубоко и детально массив табличной информации, выделить в нем только нужные вам аспекты порой просто невозможно;

• сильная временная задержка — из-за высокой трудоемкости анализа, результаты будут получены через определенное, нередко весьма продолжительное время;

• потеря актуальности — прямое следствие большой временной задержки заключается в том, что на выявленные нарушения невозможно реагировать сразу;

• непрозрачность — устаревший подход к операционному аудиту создает большие возможности для подтасовки результатов.  

Попробуем современный подход

Всех указанных недостатков при проведении операционного аудита можно избежать, если пользоваться современным IT-решением — MD Audit. Эта система предлагает осуществлять операционный аудит с помощью чек-листов, которые можно заполнять на простом смартфоне или планшете.

Таким образом решаются основные проблемы устаревших методик проведения операционного аудита:

• отсутствует временная задержка — вся собранная информация моментально становится доступна для анализа, благодаря чему вы сможете тут же начать работу с выявленными зонами роста;

• низкая трудоемкость для исполнителей — вся информация собирается изначально в электронном виде и автоматически загружается в облачное хранилище;

• функциональная гибкость — процесс операционного аудита можно разбивать на разные этапы, с неограниченным числом элементов, причем собирать не только текстовую информацию, но и фотографии с мест проверки;

• мощная система анализа — в MD Audit полученные данные можно представить в табличной форме или в виде графиков и диаграмм, для анализа информации доступны стандартные отчеты, но также имеется возможность создавать собственные;

• защита от подтасовок — система имеет несколько уровней защиты от недобросовестных исполнителей.

И главное. Важно понимать, что операционный аудит, как любая глобальная задача, лишь тогда приносит максимальный эффект, когда вы последовательно выполняете три основных этапа.

ПРОВЕРКА
⇩
АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ
⇩
ОТРАБОТКА ВЫЯВЛЕННЫХ ПРОБЛЕМ

Система MD Audit ориентирована на организацию операционного аудита именно в такой форме, а с помощью устаревших методов добиться этого просто невозможно.

А в вашей компании уже пришло время для операционного аудита?