Объем проверок магазинов LOCAL вырос в 3 раза благодаря MD Audit

Молдавская торговая сеть LOCAL работает с 2021 года, но активно растет и к весне 2023 года уже открыла магазины во всех городах Республики Молдова: Кишинев, Бельцы, Комрат, Кагул и других. Зачастую компании, находящиеся в процессе бурного развития, все силы тратят на открытие новых магазинов, набор персонала, настройку логистических цепочек, а качество операционной деятельности проверяют по остаточному принципу. 

Торговая сеть LOCAL — пример более внимательного отношения к операционке, и несмотря на этап становления, она сразу строит систему оценки качества выполнения операций. 

Рис. Фасад магазина LOCAL

В LOCAL регулярно проводятся проверки каждой торговой точки как директорами магазинов, так и региональными менеджерами. Цель проверок: оценить качество операционной деятельности в магазине. Для этого был разработан специальный чек-лист, охватывающий основные операционные процессы, проходящие в магазине.

На старте развития компании этот процесс проводился вручную, с помощью бумажных чек-листов, но с ростом компании проверки стали отнимать все больше времени и ресурсов. Из-за этого проверки приходилось проводить редко, создавался «информационный голод» о том, как работает компания. Помимо большой трудоемкости процесса, компания столкнулась с еще одной сложностью — отсутствием полноценной аналитики результатов таких проверок (только факт заполнения чек-листа и его конечный результат в условных баллах). Этой информации было недостаточно для принятия управленческих решений. 

Тогда было решено перевести в цифровой вид и автоматизировать процесс проверок с помощью системы MD Audit.

Как устроены проверки в торговой сети LOCAL

Этот процесс строго регламентирован и поставлен на поток. 

• Предусмотрены проверки двух видов: директорами магазинов и региональными менеджерами.
• Установлен порядок проверки: ежедневно проверяется каждый магазин торговой сети.
• Для директоров магазинов предусмотрено строго определенное время, когда нужно выполнить проверку.
• Чек-лист разработан операционным отделом и един для всей торговой сети.
• По результатам проверки ставятся задачи на исправление выявленных недочетов.
• Ведется контроль выполнения этих задач: проводятся регулярные встречи с региональными директорами, на которых каждый из них отчитывается о ситуации по своему «участку».

Рис. Интерьер магазина LOCAL

Благодаря использованию MD Audit это выполняется довольно просто:

• руководитель операционного департамента планирует проверку в веб-версии MD Audit;
• директор магазина проводит проверку в мобильном приложении MD Audit;
• данные о проверке поступают в облачное хранилище и становятся доступны для анализа руководителем операционного департамента.

Как проходило внедрение системы MD Audit в торговой сети LOCAL

Процесс был организован «сверху вниз». То есть, сначала с системой познакомились руководители операционного департамента, потом региональные директора, затем директора магазинов. В целом система была принята спокойно и оказалась довольно простой в освоении. 

Возникли небольшие трудности на финальном этапе, когда некоторые сотрудники пытались «проводить» проверки из дома. Но благодаря встроенному в MD Audit контролю геопозиции, такие случаи удалось быстро искоренить. 

Рис. Интерфейс модуля аналитики MD Audit

Все сотрудники, участвующие в процессе проверок в течение пары недель разобрались с системой и оценили ее удобство, а главное осознали то, что она облегчает их работу.

Результаты использования MD Audit

На текущий момент система MD Audit используется в торговой сети LOCAL менее года, и польза от ее использования очевидна: количество проверок увеличилось в 3 раза, по сравнению с использованием бумажных чек-листов, обеспечив руководство полноценной информацией о работе магазинов. Также возросла скорость проведения проверок. 

Из качественных результатов нужно отметить получение актуальной, полноценной аналитической информации:

1. Появилась информация по заполнению чек-листов, по которой сразу видно какие магазины выполняют поставленную задачу в полном объеме, а какие недорабатывают. Информация по «отстающим» передается в HR-департамент, который начинает персональную работу с директором магазина (дополнительное обучение, ротация и т.д.).
2. Появилась подробная информация по выполнению задач: сколько поставлено, сколько открыто, сколько просрочено и т.д.

Перспективы развития

Помимо инструмента «Проверки» в LOCAL внедряются и другие инструменты системы MD Audit.

Учет рабочего времени

Этот модуль сейчас находится в процессе внедрения, но уже показывает положительные результаты. Так, благодаря его использованию сократилось время расчета заработной платы. Работа выполняется следующим образом:

• В системе MD Audit планируются смены для каждого сотрудника.
• Персонал в мобильном приложении MD Audit начинает смену утром и завершает ее вечером, а система автоматически записывает количество отработанных часов.
• По результатам отчетного периода HR-служба видит данные по каждому сотруднику в формате «план / факт» (сколько часов было запланировано и сколько фактически отработано).

Имея такую аналитику компания может планировать смены более точно, чтобы не допускать переработок или дефицита кадров в определенные дни недели.

Рис. Интерфейс модуля учета рабочего времени MD Audit

Фотоотчеты

Процесс внедрения этого модуля только-только начинается, и на него возлагаются надежды по повышению эффективности работы отдела мерчандайзинга. С его помощью компания планирует проверять правильность соблюдения планограмм и точность оформления торговых точек к промоакциям.

Работа с модулем фотоотчетов строится следующим образом:

• Руководитель отдела маркетинга ставит задачу, например, проверить правильность оформления магазина к промоакции.
• Директор магазина фотографирует оформление магазина прямо в приложении MD Audit.
• Руководитель оценивает правильность, при необходимости прямо на фотографии выделяет недочеты и отправляет задачу на доработку.
• Директор магазина исправляет недочеты и прикладывает новые фотографии, которые отображаются в системе в режиме «было / стало».

Отдельно стоит отметить, что модуль фотоотчетов показывает аналитику по виду претензий, их количеству, позволяет строить рейтинги магазинов и прочее.

Рис. Интерфейс аналитики модуля фотоотчетов MD Audit

Это только начало большого пути

Сейчас первоочередная задача торговой сети LOCAL — это рост, и большая часть ресурсов компании тратится на ее решение. Когда же эта задача будет выполнена, наступит этап оптимизации и повышения эффективности операционной деятельности. К этому этапу компания подойдет с уже готовым, настроенным инструментом — MD Audit.