Что такое чек-листы и как их с выгодой использовать в бизнесе?

Сегодня определение «чек-лист» знакомо практически каждому. В русском языке это заимствование из английского встречается чаще, чем более точное по смыслу выражение «проверочный лист», — во многом из-за своей краткости и удобства. Однако суть от этого не меняется: речь идёт об инструменте, который помогает системно контролировать выполнение задач. Давайте разберёмся, что именно представляют собой чек-листы и каким образом их можно эффективно интегрировать в бизнес-процессы.

Чек-лист — что это?

Дословно с английского чек-лист (checklist) переводится как проверочный список. Если говорить простыми словами про чек-лист, то можно дать следующее определение:

• Чек-лист — это перечень вопросов, предназначенный для проверки чего-либо: последовательности действий, соблюдения требований, правильности выполнения процесса и т.д.

Это универсальный инструмент, который можно использовать где угодно:

• чек-лист, чтобы не забыть все ли вещи собраны в дорогу;

• чек-лист правильности оформления курсовой работы;

• чек-лист запуска промо-акции;

• чек-лист подготовки к хирургической операции;

• чек-лист открытия / закрытия магазина;

• чек-лист плановой проверки санитарно-эпидемиологического надзора на предприятиях (объектах) общественного питания.

На первый взгляд может показаться, что чек-лист — это что-то вроде списка дел или руководства, инструкции по выполнению какого-либо процесса. Но это не так и дальше мы объясним почему.

Чем отличается чек-лист от инструкции и списка дел

Чаще всего чек-листы путают со списками дел, которые каждый из нас составлял хотя бы раз в жизни. Например, такими:

• Отправить отчет.

• Позвонить клиенту.

• Дописать статью.

• Забрать посылку.

• Однако у списка дел и чек-листа есть важное отличие.

Список дел содержит перечень задач, которые нужно выполнить здесь и сейчас. Например, список дел на день будет актуален только в назначенную дату, а в другой день уже будет бесполезен.

Чек-лист используется многократно для контроля повторяющихся процессов. Например, «Чек-лист еженедельной проверки магазина одежды» будет использоваться в неизменном виде каждую неделю в течение любого срока.

Также чек-лист можно спутать с пошаговой инструкцией по выполнению какого-то действия, которая также будет использоваться многократно, но и тут есть большое отличие.

Пошаговая инструкция предписывает выполнять действия в строго определенном порядке, не пропуская ни одного пункта.

Чек-лист допускает отвечать на вопросы в произвольном порядке, а в некоторых случаях и пропускать их. 

Более того, чек-лист может выполнять функцию документации коллективного опыта. Когда сотрудники сталкиваются с повторяющимися ситуациями или проблемами, их решения можно зафиксировать в виде контрольных вопросов. Со временем такой чек-лист становится не просто инструментом контроля, а базой знаний, которая позволяет новым сотрудникам быстрее входить в курс дела и снижает зависимость процессов от конкретных исполнителей.

Какими бывают чек-листы: основные типы

Существует два основных типа чек-листов: «прочитай и сделай (Read-Do)» и «сделай и подтверди (Do-Confirm)». Они отличаются по назначению. Первый предназначен для помощи в процессе выполнения поэтапного действия, а второй — для проверки уже выполненных этапов задачи. Поясним на примере.

Чек-лист типа прочитай и сделай (Read-Do)

Этот тип чек-листа помогает в достижении какой-либо цели: выполнения действия, решения задачи, прохождения процесса. В нем содержатся шаги, при выполнении которых, заданная цель будет достигнута. Этот тип чек-листа больше похож на пошаговую инструкцию, но без обязательного порядка выполнения действий.

Пример Read-Do чек-листа:

• Проверить присланные вчера отчеты.

• Подписать входящие документы.

• Отправить счета в бухгалтерию.

• Отправить письма должникам.

Чек-лист типа сделай и подтверди (Do-Confirm)

У этого типа чек-листов цель иная — проверка уже выполненных действий. Его можно использовать для самопроверки, чтобы убедиться в правильности выполнения задачи или же для контроля качества работы другого человека.

Пример Do-Confirm чек-листа:

• Вывеска аптеки чистая?

• Вывеска аптеки исправна?

• Вывеска светодиодного креста чистая?

• Вывеска светодиодного креста исправна?

10 причин внедрить чек-листы в работу вашего бизнеса

1. Чек-листы помогают организовать рутинную работу. В большом количестве задач сотрудники могут потерять концентрацию и упустить важные этапы работы. Руководствуясь чек-листом, сотрудник точно выполнит все необходимые этапы процесса.

2. Чек-листы поддерживают работоспособность. Психологи утверждают, что людям нравится отмечать галочкой очередной пункт списка. Тем самым создается ощущение выполнения части работы, приносящее удовольствие.

3. Чек-листы повышают продуктивность. Имея перед глазами четкий список необходимых действий, сотрудник не тратит время на отвлечения, на проверку себя, на поиск забытых дел. Все это в конечном счете приводит к повышению продуктивности работы.

4. Чек-листы повышают креативность. Этот пункт — прямое следствие предыдущего. Сотрудник не тревожится о том, что он забыл выполнить часть работы, он чувствует себя спокойно и больше способен на проявление творческой инициативы.

5. Чек-листы помогают делегировать задачи. Руководствуясь подробным чек-листом, сотрудник сможет качественно выполнить работу, которую ранее выполнял его начальник. Тем самым руководитель может освободить свое время для решения более сложных задач.

6. Чек-листы помогают экономить время. Список контрольных вопросов ускоряет процесс проверки, помогает избежать ошибок в процессе выполнения работы, следовательно, экономится время на выполнение и самой работы и ее последующего контроля.

7. Чек-листы уменьшают риск возникновения ошибок. Чаще всего сотрудники ошибаются не из-за незнания, а из-за усталости или спешки. Если же человек будет сверяться со списком контрольных вопросов, то он скорее всего выполнит работу верно, без ошибок.

8. Чек-листы помогают контролировать работу подчиненных. Руководителю достаточно составить для своих сотрудников чек-лист, а затем посмотреть на количество выполненных пунктов, чтобы понять, какие дела выполнены, а какие нет.

9. Чек-листы совершенствуют бизнес-процессы. Регулярно проверяя по контрольному списку правильность выполнения процессов, можно найти места, в которых сотрудники ошибаются чаще всего. Используя эту информацию, руководство компании может принять меры: дополнительно обучить сотрудников или же оптимизировать бизнес-процесс.

10. Чек-листы помогают обучать сотрудников. Если регулярно давать сотрудникам чек-листы для самопроверки и оценивать результаты их прохождения, можно стимулировать их к тому, чтобы поддерживать свои знания по рабочим вопросам.

Дополнительным преимуществом использования чек-листов является возможность автоматизировать внутренние аудиты и проверки, снизив нагрузку на руководителей. Например, система может самостоятельно формировать отчеты по чек-листам, подчеркивая проблемные зоны. Это упрощает планирование корректирующих действий и позволяет выстраивать более прозрачную систему управления качеством на всех уровнях бизнеса.

Какое значение у чек-листов для сотрудников разного уровня

Часто чек-листы воспринимаются исключительно как элемент контроля, который нужен руководителям, чтобы контролировать сотрудников. Несомненно, они решают такую задачу, но это лишь часть общей картины. На самом деле этот инструмент помогает сотрудникам на всех уровнях иерархии.

Владельцы бизнеса получают возможность быстрого контроля и получения информации о ситуации во всей компании сразу.

Топ-менеджмент делегирует часть своих обязанностей другим сотрудникам и освобождает свое время для решения стратегически важных для компании задач.

Директора магазинов или прочих объектов получают возможность для самоконтроля и поддержания уровня своих знаний.

Отдельно стоит сказать, что от использования чек-листов выигрывают и конечные клиенты компании. Ведь с ростом качества работы сотрудников, растет качество услуг, а следовательно, клиенты тоже оказываются в выигрыше.

Корректное заполнение чек-листа

Приведем выдержку из нашей книги «Путь к эффективности бизнес-процессов». Это алгоритм из шести шагов по правильному составлению чек-листов для компании.

ШАГ 1. СФОРМУЛИРУЙТЕ ЦЕЛЬ ПРОВЕРКИ

Прежде чем приступить к разработке чек-листа, необходимо чётко понимать, какую задачу вы хотите решить с его помощью. Каждое подразделение компании может иметь собственные цели — следовательно, и набор контрольных вопросов будет разным.

Так, например, HR-отдел может сосредоточиться на создании кадрового резерва, тогда как розничное направление — на снижении потерь или повышении операционной дисциплины. После определения цели её необходимо «разложить» до конкретных шагов, применимых на уровне ежедневной работы сотрудников.

Допустим, если цель — повышение индекса удовлетворенности покупателей (NPS), её можно декомпозировать в формате системы MD Audit на более узкие задачи и зоны ответственности.

ШАГ 2. ОПРЕДЕЛИТЕ ЗОНЫ И ОБЪЕКТЫ ДЛЯ ПРОВЕРОК

На следующем этапе следует зафиксировать, где именно будут проводиться проверки: в каких зонах, помещениях или функциональных областях. В зависимости от поставленной цели это могут быть как торговые пространства и кассовые зоны, так и складские помещения, подсобки или даже документы.

Например, при работе над качеством обслуживания клиента важно контролировать и торговый зал, и зону ожидания, а при оценке логистики — обратить внимание на приемку и хранение товаров.

ШАГ 3. СОСТАВЬТЕ КОРРЕКТНЫЕ КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Формулировка вопросов — один из наиболее критичных моментов. Именно от того, насколько они точны и понятны, зависит объективность результатов проверки. Важно, чтобы каждый вопрос:

• был связан с конкретной точкой контроля;

• исключал возможность двусмысленного толкования;

• позволял дать однозначный ответ (да/нет);

• соответствовал выбранной цели проверки.

Правильно выстроенный вопрос не оставляет пространства для догадок и трактовок — он помогает быстро принять управленческое решение.

ШАГ 4. ЗАДАЙТЕ ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕРОК

Проверки будут эффективны только при условии их системного и регулярного проведения. Частота аудита напрямую зависит от того, насколько срочная и приоритетная стоит задача.

Если цель носит краткосрочный характер и требует быстрых изменений (например, запуск новой акции или снижение брака в конкретной категории), то логично закладывать частые проверки — ежедневно или несколько раз в неделю.

Для стратегических задач, таких как формирование корпоративной культуры, снижение текучести или управление долгосрочной эффективностью процессов, подойдет более редкий ритм — раз в месяц или раз в квартал.

ШАГ 5. ОПРЕДЕЛИТЕ УЧАСТНИКОВ АУДИТА

Важно определить, кто будет задействован в процессе проведения проверок: вся иерархическая вертикаль или только отдельные сотрудники.

• Полный цикл: Операционный директор → Дивизиональный директор → Региональный директор → Директор магазина

• Сокращенный цикл: Региональный директор → Директор магазина

• Самопроверки магазина: Директор магазина

Возможности работы с чек-листами в MD Audit

Система MD Audit имеет одни из самых широких возможностей для работы с электронными чек-листами на российском рынке. Перечислим основные.

• Создание единой базы чек-листов и отчетов. Все необходимые данные будут всегда под рукой.

• Установка периодичности проверок для регулярного контроля на соответствие стандартам компании.

• Скачивание любого чек-листа в формате PDF, Excel, для использования в других целях, например, обучения сотрудников.

• Разделение чек-листов по категориям для работы с различными категориями пользователей — от продавцов до контрагентов.

• Назначение чек-листов конкретным исполнителям или целым бизнес-направлениям для осуществления проверки на разных уровнях компании.

• Управление базой чек-листов: конструктор индивидуальной библиотеки процессов и чек-листов, позволяющий создавать новые, импортировать уже существующие или использовать типовые чек-листы.

• Автоматическая постановка задач сотрудникам по результатам проверки по чек-листу.

• Контроль геолокации аудитора в процессе проведения проверки, чтобы сотрудник не мог «провести» проверку, находясь вне территории объекта.

• Запрет загрузки вложений из галереи, чтобы сотрудники загружали в систему исключительно фотографии, сделанные в процессе проведения проверки, а не подготовленные заранее.

Отдельно стоит сказать про аналитику по чек-листам, которая включает графические и табличные отчеты, а также возможность создания персональных дашбордов по запросу. В модуле аналитики MD Audit вы сможете:

• проводить анализ качества исполнения производственных стандартов и требований проверяющих инстанций;

• строить рейтинги структурных подразделений производственного предприятия, процессов, сотрудников;

• контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников на разных уровнях;

• рассчитывать КПД руководителей производственных подразделений и многое другое.

Где скачать чек-листы для бизнеса?

Скачать готовые чек-листы для бизнеса можно в Библиотеке чек-листов MD Audit. В нашей библиотеке более сотни готовых чек-листов, реально используемых в бизнесе. Однако мы всегда предупреждаем, что использовать готовые чек-листы нужно осторожно.

Дело в том, что каждая компания уникальна, даже сходные по смыслу и структуре бизнес-процессы в разных компаниях будут иметь отличия. Поэтому если вы решили скачать готовый чек-лист для бизнеса, то перед использованием адаптируйте его под особенности своей компании.

Примеры использования чек-листов в бизнесе с помощью MD Audit

Чек-листы — универсальный инструмент, его можно использовать для контроля абсолютно любых бизнес-процессов. Приведем лишь несколько примеров, как используют систему MD Audit наши клиенты.

Проверка знаний сотрудников, аттестации

Каждое внедрение нового бизнес-процесса требует не только регламентации, но и обучения персонала. Как правило, руководители проверяют освоение изменений вручную, через прямое наблюдение. Однако куда более удобно и системно это делать с помощью чек-листов.

Достаточно создать контрольный список, включающий ключевые шаги или требования нового процесса, и по нему провести оценку того, как сотрудники применяют знания на практике.

Функциональность системы MD Audit позволяет углубить этот подход и работать с такими возможностями, как:

• построение компетентностной матрицы по должностям и объектам;

• формирование рейтингов сотрудников на основе результатов проверок;

• отслеживание динамики показателей для каждого сотрудника;

• анализ результатов за разные временные периоды.

Контроль сдачи объектов в эксплуатацию

В строительном бизнесе с помощью чек-листов можно организовать контроль сдачи объектов в эксплуатацию. Для этого достаточно один раз составить чек-лист, отражающий все требования к готовому объекту и проводить контроль с его помощью в мобильном приложении MD Audit. В этом случае вы получите:

• доступное всем ответственным сотрудникам хранилище протоколов приемки-сдачи объектов;

• возможность вести прозрачные переговоры по выявленным проблематикам с ответственными службами — вся история переписки сохраняется;

• возможность автоматически ставить задачи на дозаказ оборудования, строительных и прочих материалов,  доработки недочетов;

• возможность делиться с другими отделами отчетными документами: актами приемки, протоколами.

Взаимодействие с подрядными организациями

Порой качество работы подрядных организаций, работающих на объектах компании (охрана, клининг и проч.), далеко от идеала. При этом процесс контроля качества и может осложняться нежеланием подрядчика идти на контакт и регулярными попытками оспорить претензии. Использование MD Audit решает эти проблемы. С помощью нашей системы возможно:

• создать единое коммуникационное пространство между заказчиком и исполнителем для ведения переписки с сохранением истории сообщений;

• предоставить электронные инструменты для визуализации нарушений: фото- и видеофиксация;

• предоставить аналитические данные на основании которых можно оптимизировать затраты по услугам подрядчиков;

• автоматизировать систему мотивации подрядчика.

Используйте чек-листы для оптимизации своего бизнеса

В этой статье мы рассказали о том, что такое чек-листы, какими они бывают, как их можно использовать в бизнесе и почему система MD Audit оптимально подходит для этого. Проверить работу системы на практике вы можете бесплатно в течение 14 дней.