RUSSIAN RETAIL SHOW 2024

2 Days left Зарегистрироваться

контроль стандартов

Вложенные опросы в MD Audit позволяют реализовать сложные сценарии проверок и задач

02 апреля, 2024  —  Время чтения: 7 мин.

MD Audit блог содержание


 

Проверки по чек-листам, задачи и опросы — это удобные и функциональные инструменты системы MD Audit. Однако иногда требуется реализовать более сложный сценарий, включающий в себя использование сразу нескольких инструментов. Для вариативных задач разработан новый функционал —  опросы, вложенные в задачи и чек-листы. Расскажем, что это такое и какие задачи бизнеса можно решить с помощью этого нового функционала.

Зачем появились вложенные опросы в MD Audit

В любой компании существует ряд задач, которые невозможно решить с помощью «односложных» инструментов. Например, если поставить задачу собрать информацию о наличии и состоянии торгового оборудования, то исполнителю придется выполнять ее фактически вручную: составлять список в электронной таблице, указывать параметры, количество и прочую информацию. Мало того, что это потребует много времени на выполнение комплексной задачи, также дополнительно возникает риск образования ошибок при внесении большого и разнопланового объема данных.

Было бы гораздо проще, если бы список оборудования, подлежащего проверке, сразу был прикреплен к задаче, и сотруднику осталось только указать количество, артикул конкретного ТО и, например, сделать фотографию. Автору же задачи мог бы получить готовый отчет, выгрузить его в виде XLS-файла и проанализировать.

Именно такое многократное упрощение выполнения комплексных задач без потери качества позволяет реализовывать новый функционал MD Audit — вложенные опросы.

Как работают вложенные опросы

Рассмотрим в качестве примера задачу контроля торговой выкладки. Для создания такой задачи нужно проделать следующие действия:

  1. Создать новый тип задачи с использованием вложенных опросов, например, «Выполнить контроль товарной выкладки» и настроить короткий шаблон опроса, который будет заполнять исполнитель по каждому товару.
  2. Создать задачу, загрузив в неё XLS-файл,содержащий полный перечень оборудования, подлежащего проверке  с указанием  номера магазина, для которого актуален данный перечень оборудования. То есть можно создать один файл, в котором будут указаны все товары, присутствующие в торговой сети, но директор каждого отдельного магазина получит задачу только с теми товарами, которые необходимо проверить именно в его магазине.

Подробно этот процесс описан в нашей базе знаний. Важно отметить, что автор задачи может прикрепить к ней сразу несколько разных шаблонов опросов. Таким образом в рамках одной задачи можно реализовать несколько подзадач.

С точки зрения исполнителя процесс выполнения этой задачи интуитивно понятен.

  1. Открыть задачу.
  2. Перейти в список товаров.
  3. По каждому товару пройти короткий опрос.
  4. Завершить задачу.
Интерфейс мобильного приложения MD Audit, вложенный опрос в задачах.

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, вложенный опрос в задачах.

Еще меньше рутины и трудозатрат

Процесс создания подобных задач может быть автоматизирован. Используя public API системы MD Audit, возможно настроить регулярное создание подобных задач посредством выгрузки списка товаров из вашей ERP-системы. И благодаря такой интеграции можно полностью автоматизировать создание задач на контроль выкладки товаров, проверку OSA-сигналов, контроль сроков годности и многих других.  

Примеры бизнес-задач, которые можно решать с помощью вложенных опросов MD Audit

В общих чертах: вложенные опросы подходят для решения любой задачи, требующей получение как большого, так и не очень объема структурированной  информации. Приведем несколько примеров.

Проверка сроков годности товара (сценарий 1)

  • Ежедневно создается задача на контроль наличия на полках товара с истекающим сегодня сроком годности и прикладывает в задачу xls-файл со списком товаров.
  • Исполнитель в системе MD Audit получает задачу, к которой прикреплен шаблон опроса со списком товаров, сроки годности которых истекают на текущую дату.
  • Исполнитель выбирает товар из списка и отмечает присутствует товар или нет. Если присутствует, то он делает соответствующую отметку и убирает товар. После чего переходит к следующему товару из списка.
  • Исполнитель закрывает задачу.
  • Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами опроса. Этот список можно практически без обработки использовать для заполнения формы списания товаров.

Проверка сроков годности товара (сценарий 2)

  • Еженедельно создается задача (например, каждый понедельник) на контроль работы с товарами, срок годности которых заканчивается в течение недели, и прикладывает в задачу xls-файл со списком товаров.
  • Исполнитель получает задачу, к которой прикреплен шаблон опроса со списком товаров, сроки годности которых истекают в течение текущей недели.
  • Исполнитель по очереди выбирает товары из списка и вводит следующую информацию:
    • есть ли товар на полке;
    • количество товара;
    • установлена ли скидка;
    • какой процент скидки.
  • Исполнитель закрывает задачу.
  • Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами опроса и на его основе принять управленческие решения.

Внесение сроков годности

  • Ежедневно автоматически создается задача на регистрацию сроков годности новых товаров, которые приходят с поставкой в магазины. В этот раз от автора не требуется прикладывать список товаров к задаче.
  • Исполнитель получает задачу и приступает к её выполнению.
  • Он самостоятельно вносит каждый полученный товар в задачу и указывает сроки годности.
  • Исполнитель закрывает задачу.
  • Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами опроса, которые затем можно загружать в другие системы торговой сети.

Проверка наличия товара (инвентаризация)

  • Ежедневно создаётся задача на проведение пересчета товара со списком товаров для каждого магазина.
  • Исполнителю в системе MD Audit приходит задача. К задаче прикреплен  шаблон опроса со списком товаров, подлежащих пересчету.
  • Исполнитель указывает наличие по каждому товару товару, после чего закрывает задачу.
  • Оповещение о завершении задачи приходит автору задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами и принять решение о дальнейших действиях.
Интерфейс мобильного приложения MD Audit, вложенный опрос в проверках

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, вложенный опрос в проверках.


Проверка торгового оборудования

  • Исполнителю в системе MD Audit приходит уведомление о назначенной проверке торгового оборудования.
  • В проверке имеется чек-лист, где каждый вопрос соответствует наименованию проверяемой единицы оборудования. Например, «Температура холодильного оборудования соответствует норме».
  • Если исполнитель отвечает ДА, то переходит на следующий вопрос. Если же ответ НЕТ, то открывается вложенный опрос, в котором можно дать дополнительную информацию:
    • ввести текущую температуру;
    • указать любую дополнительную информацию.
  • Исполнитель переходит к следующему вопросу чек-листа.
  • Исполнитель заканчивает проверку и её результаты становятся доступны её автору, который выгружает XLS-файл с результатами и принимает решение о дальнейших действиях.

Списание брака

  • С помощью механизма генерации задач, автор настраивает ежедневное создание задачи на списание брака.
  • Исполнитель получает задачу и приступает к её выполнению.
  • В процессе исполнитель сам добавляет в задачу товары и указывает следующую информацию:
    • количество;
    • причину списания;
    • фотографию товара.
  • Автор получает оповещение о завершении задачи. Он может выгрузить XLS-файл с результатами и провести процедуру списания.

Другие бизнес-задачи, решаемые с помощью вложенных опросов

Аналогичным образом можно решить и множество других задач:

  • собирать документы;
  • проводить мониторинг цен конкурентов;
  • выполнять заказ товаров или материалов;
  • собирать показаний счетчиков;
  • проводить аттестацию сотрудников.

Повышайте эффективность бизнеса с помощью вложенных опросов MD Audit

Использование вложенных опросов значительно облегчает многие рутинные операции:

  • сокращается время выполнения задач;
  • снижается влияние человеческого фактора (забыл закрыть задачу, не указал часть информации и т.д.);
  • повышается оперативность обмена информацией между распределенными объектами компании и центральным офисом.

Оставляйте заявку на подключение к системе MD Audit и делайте свой бизнес эффективнее!


Тестовый доступ MD Audit на 14 дней



 


 

Оставьте свои контакты, и мы вышлем вам материалы о том, как составлять чек-листы, управлять операционной деятельностью и правильно запускать пилотный проект