MD Audit блог содержание
Основное назначение системы MD Audit — это автоматизация аудита операционных процессов в розничных сетях. Проще говоря, наша система помогает контролировать насколько хорошо сотрудники магазинов выполняют принятые стандарты, строить коммуникации внутри компании в процессе постановки и делегирования задач.
Но что делать, когда у руководителя компании желание организовать аудит есть, а непосредственный предмет контроля — стандарты отсутствуют, или же частично присутствуют, но не прописаны, не унифицированы и передаются, что называется «из поколения в поколение» сотрудников в устной форме. В похожей ситуации оказался один из наших клиентов, и в этой статье мы расскажем, как мы решали его большую и нестандартную задачу.
Знакомство, или почему мы так любим ходить на ритейл-выставки
Встреча случилась на выставке Tech Week 2021 в редкую минуту, когда мы смогли перевести дух от нескончаемых рассказов о возможностях и достоинствах MD Audit. К нам подошла стильная деловая девушка (назовём её для удобства повествования Татьяной) и рассказала о том, что хотела бы перевести в цифровую форму процесс аудита для своих девяти магазинов. Мы разговорились, держа в голове уже знакомую, много раз решенную задачу по внедрению системы MD Audit.
Как же далеки от были наши первоначальные прогнозы от реальности.
Оказалось, что Татьяна владела не совсем обычной сетью магазинов — под её управлением были франшизы сразу трёх разных фэшн-брендов. И в этом скрывалась одна из сложностей для аудита: у всех трех брендов были свои требования к ведению бизнеса. Мало того, наш будущий клиент имел и собственные, годами выработанные, но не прописанные и не унифицированные стандарты.
Мы описали Тятьяне ситуацию, объяснив, что без четко описанных стандартов внедрять систему будет малоэффективно. Поэтому нужно сперва эти стандарты разработать и описать, составить на их основе методологически верные чек-листы и только потом внедрять систему MD Audit. Для подобных ситуаций у нас есть Центр экспертизы, в котором трудятся специалисты с многолетним опытом работы в операционных департаментах торговых сетей. Они регулярно консультируют наших клиентов по вопросам организации аудита и очень хорошо понимают, как нужно организовывать этот процесс.
Татьяна выслушала наши доводы, и мы пожали руки.
Глаза боятся, а Центр экспертизы MD Audit работает
Первым делом мы отправились на территорию клиента, чтобы провести мониторинг текущей операционной деятельности, понять, что и как работает, побеседовать с сотрудниками на местах и получить от них обратную связь и пожелания. К чести Татьяны скажем, что часть стандартов была прописана довольно хорошо, в соответствии со всеми требованиями и правилами.
К сожалению, готовый материал составлял лишь около 10% от необходимого. Поэтому Центр экспертизы MD Audit, что называется «засучил рукава»: провел опись имеющихся регламентов, обговорил с Татьяной перечень необходимых стандартов и составил реестр, который и лег в основу дальнейшей работы над бизнес-процессами трех брендов.
Мы собрали:
- все стандарты, предоставленные каждым из трех брендов, с которыми работал наш клиент;
- собственный опыт и пожелания клиента;
- общепринятые мировые стандарты ведения операционной деятельности в фэшн-ритейле.
На основе этого были выделены процессные блоки:
- дорожная карта проекта;
- блок административных документов;
- блок операционных регламентов;
-
бизнес-процесс «инвентаризация»;
-
бизнес-процесс «переброска»;
-
бизнес-процесс «переоценка»;
-
бизнес-процесс «подсортировка»;
-
бизнес-процесс «предпродажная подготовка»;
-
бизнес-процесс «прием поставки» и так далее;
- базовые чек-листы;
- обучающие материалы по работе с системой MD Audit.
От теории к практике, и подведение итогов
После передачи Татьяне методологического пакета, мы перешли на следующий этап — обучение и поддержка. Мы старались сделать так, чтобы новые стандарты не слишком противоречили уже сложившимся, но некоторые моменты всё же пришлось перекраивать. Следовательно, потребовалось время, чтобы сотрудники магазинов привыкли к новому порядку работы.
В освоении новых стандартов им помогала сама система MD Audit. Дело в том, что в нашей системе в чек-листах есть возможность добавлять подсказки (текстовые и в виде фотографий). Благодаря им, сотрудники в процессе проверок лучше запоминали новые стандарты. Также для обучения использовался модуль «Опросы», с помощью которого Татьяна проводила оценку того, насколько хорошо сотрудники освоили новые стандарты.
В течение двух месяцев все магазины Татьяны полностью перешли на использование новых стандартов. А через полгода после начала работы, новые стандарты уже стали для нашего клиента «родными». С того момента уже прошло около года назад, но мы продолжаем поддерживать с Татьяной связь. И нам очень приятно слышать и знать, что операционная деятельность в компании оптимизирована благодаря внедрению новых, разработанных нами стандартов и внедрению системы MD Audit.
Центр экспертизы MD Audit открыт для новых проектов
Область возможностей Центра экспертизы MD Audit не ограничивается только консультациями в области операционной деятельности и методологии составления чек-листов. Мы готовы читать лекции, проводить и разрабатывать учебные курсы, выполнять аудит разной глубины: от анализа одного бизнес-процесса до разработки концепции операционного аудита для торговой сети.
Полный список услуг Центра экспертизы MD Audit доступен на нашем сайте. Оставляйте заявку, и мы обязательно найдем решение ваших задач.
