8 800 555 67 13 Тестовый доступ ENG
Как организовать персонал и обеспечить контроль ежедневных операций на примере сети кондитерских Kuzina
24.09.2021

Согласитесь, приятно, заходя в кондитерскую, видеть идеально чистые витрины, красиво выложенные пирожные, вдыхать приятный аромат свежей выпечки и общаться с приветливыми опрятными продавцами. В таком месте хочется купить больше и приходить сюда почаще. Но мало кто задумывается, что это обеспечивается регулярной повседневной работой, организовать которую и поддерживать не так просто. 

Сначала нужно научить сотрудников принятым в компании стандартам, а потом помогать им соблюдать их изо дня в день. Ведь достаточно сотруднику один раз забыть протереть витрину или не заметить перегоревшую в вывеске лампочку, и все — впечатление у гостя будет подпорчено. 

В этой статье мы расскажем о том, как организовать персонал на качественное выполнение регулярных операций и наладить взаимодействие между разными отделами компании на примере сети кондитерских Kuzina. 

Сеть кондитерских Kuzina

С чего все началось

Сеть кондитерских Kuzina начала свою работу в 2003 году. На сегодняшний день она насчитывает больше 60 заведений в 4 городах России. Чтобы поддерживать единый уровень качества работы во всей сети были разработаны стандарты. Каждый новый сотрудник сперва изучал их, а затем должен был использовать в работе. Для этого были созданы чек-листы. Каждая команда кондитерской начинала свою работу с прохождения чек-листа открытия, а заканчивала, соответственно, чек-листом закрытия. 

Также были организованы регулярные проверки всех кондитерских сотрудниками разных департаментов компании (технологи, маркетологи и др.). Они посещали кондитерские по стабильному графику, чтобы проверить свою зону ответственности и донести полученную информацию до головного офиса. 

В целом процесс выглядел следующим образом: 

  1. Обучение новых сотрудников. 

  2. Регулярное прохождение сотрудниками бумажных чек-листов открытия / закрытия. 

  3. Периодическое посещение кондитерских офисными сотрудниками. 

  4. Сбор данных и анализ полученных результатов. 

Такой подход работал и приносил результаты, но был сопряжен с рядом трудностей: 

  • обучение новых сотрудников требовало затрат времени более опытных коллег;

  • качество и сам факт прохождения ежедневных чек-листов оставались на совести сотрудников;

  • анализировать результаты прохождения чек-листов было технически сложно и требовало времени (нужно собрать данные вместе, привести к единому виду и так далее).

Эти сложности удалось устранить благодаря внедрению системы MD Audit. Как именно это было сделано, читайте дальше. 

Обучение персонала и оптимизация его работы

Вспомните, как мы в школе учили таблицу умножения: многократным повторением. То же самое и с изучением стандартов. Чтобы запомнить, как именно должна выглядеть витрина, как следует расставлять на полках булочки, а как пирожные, эти действия нужно сделать несколько раз. Причем не просто сделать, а сделать правильно. 

Для этого в сети кондитерских Kuzina сейчас используют ежедневные чек-листы, которые сотрудники заполняют в мобильном приложении MD Audit. Им больше не нужно распечатывать чек-лист на бумаге или заполнять электронную форму на планшете — достаточно простого смартфона. 

Интерфейс мобильного приложения MD Audit, «Проверки»

Рис. 1. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, «Проверки»


Результаты такого подхода: 

  1. Сотрудники не пропускают ни одного пункта из ежедневного алгоритма, потому что приложение не позволит закончить работу, если часть вопросов осталась без ответа. 

  2. Новый сотрудник изучает принятые в компании стандарты в процессе работы и ему требуется гораздо меньше внимания со стороны более опытных коллег, потому что вопросы чек-листа содержат подсказки о том, как именно должно быть выполнено то или иное действие. 

  3. Сотрудник заинтересован выполнить свою работу хорошо, потому что в качестве результата он должен приложить фотографию (выкладку на полке или чистую витрину). 

  4. Сам процесс прохождения чек-листов открытия / закрытия происходит быстрее и проще.

Быстрый обмен информацией

Чек-листы самопроверки — это хорошо, но как в центральном офисе узнать о возможных технических проблемах в кондитерских или, к примеру, о нехватке промоматериалов? Для этого нужны внешние проверки, когда на место приезжает сотрудник того или иного департамента и проводит проверку уже по своему чек-листу. Этот процесс в сети Kuzina также организован с помощью MD Audit. Примечательно то, что помимо упрощения и ускорения работы, это дало еще несколько преимуществ.

Рассмотрим процесс на примере работы технолога. У него есть чек-лист, по которому он проверяет состояние технического оборудования кондитерской. Раньше после окончания проверки ему было необходимо донести до ответственных сотрудников информацию обо всех найденных неисправностях, чтобы они уже принимали решение об исправлении ситуации, а затем составить отчет для своего руководителя. 

Сейчас это делается автоматически. Результаты прохождения чек-листа сразу становятся доступны в офисе и директору кондитерской, которому больше не требуется тратить время на личный контроль технического состояния оборудования или беседы с технологом. 

Интерфейс мобильного приложения MD Audit, «Задачи»

Рис. 2. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, «Задачи»


Результаты использования сервиса MD Audit в сети кондитерских Kuzina

Cистема MD Audit используется в компании с ноября 2019 г. За это время были получены следующие улучшения: 

  • процесс обучения новых сотрудников был частично автоматизирован с использованием чек-листов на базе MD Audit;

  • благодаря использованию модуля аналитики MD Audit появилась возможность быстрого анализа текущей ситуации в компании и оперативного принятия решений;

  • были оптимизированы процессы открытия / закрытия кондитерских и процессы внешних проверок:

    • благодаря тому, что проверки теперь проводятся с помощью смартфонов, сотрудники выполняют их быстрее и у них появляется больше времени для работы с покупателями;

    • с помощью аналитического модуля было проанализировано то, в каких вопросах сотрудники ошибаются чаще, и на основе этой информации было проведено дополнительное обучение для сотрудников; Интерфейс модуля аналитики MD Audit
      Рис. 3. Интерфейс модуля аналитики MD Audit

  • было улучшено взаимодействие между разными департаментами компании, так как переписка происходит прямо в системе, а все сообщения «привязаны» к проверкам и задачам;

  • благодаря использованию MD Audit сотрудники стали ответственнее относиться к проведению проверок, так, средняя оценка по всем проверкам техников в рамках сети Kuzina за год выросла на 10%.

Подписаться на новости:

Отправляя свои данные, вы соглашаетесь получать регулярные обновления из блога MD Audit. Вы можете отказаться от подписки, когда захотите.

Tеги кейсы
Поделиться
Читайте также
04.06.2021
MD Audit принял вызов компании «Агротек»
25.06.2019
Кейс MODIS по взаимодействию с охранными компаниями
17.12.2019
Как мы выбирали MD Audit
24.12.2019
MD Audit — наши партнеры, с которыми приятно иметь дело
Показать еще