Как организовать рабочий день директоров магазинов

Директор магазина всегда работает в режиме многозадачности. Ему приходится держать в голове огромное количество задач, причем не только своих. Чтобы ничего не забывать, можно пользоваться разными методами: вести записи в ежедневнике, использовать электронные календари и менеджеры задач. К сожалению, не все директора магазинов пользуются этими методами и, как следствие, многое забывают.

Почему мы забываем

С каждым из нас случались моменты, когда в рабочей суете часть запланированных дел оказывалась забытой. Причем забывались не только мелкие, но и важные задачи. Обычно мы сваливаем вину за подобные ситуации на простую неорганизованность, но это не совсем так.

Дело в том, что человек физически не может удерживать в памяти большое число объектов. В 1956 году американский психолог Джордж Миллер опубликовал результаты эксперимента, согласно которому человек способен удерживать в памяти от 5 до 9 объектов. Современные исследователи пришли к еще более «печальным» выводам.

В 2001 году Нельсон Коуэн показал, что количество удерживаемых в памяти объектов зависит от их сложности. То есть одновременно помнить 4 простых числа легко, а вот держать в памяти 4 длинных слова — сложнее. А Брайан Макэлри в ходе ряда экспериментов пришел к выводу, что в один момент времени человек удерживает в памяти всего один (!) информационный блок.

Из сказанного можно сделать два вывода:

1. Не стоит винить себя в том, что при большой рабочей нагрузке вы что-то забыли. Так уж устроен наш мозг.
2. Чтобы ничего не забывать и выполнять свою работу эффективно, нужно использовать списки задач или чек-листы.

Организуйте работу сотрудников

Одно дело — организовать свой собственный рабочий день, а совсем другое — помочь не забывать важные задачи своим сотрудникам. Для решения этого вопроса можно использовать MD Audit. Конечно, наша система первоначально была инструментом для проверки соблюдения стандартов, однако с развитием она получила много дополнительных возможностей. В частности, MD Audit может способствовать эффективной организации рабочего дня директоров магазинов.

Создайте чек-лист открытия / закрытия магазина

Каждый день директор магазина открывает и закрывает свой торговый объект. Он выполняет одни и те же действия автоматически, но даже в этом случае может что-то упустить или вовсе забыть. Например, если при открытии магазина не проверить чистоту торгового зала, то можно заработать негатив от покупателей. Если же при закрытии смены не произвести пересчет денежных средств, то на следующий день можно столкнуться с недостачей, а поиск виновных задним числом неизменно приведет к конфликтной ситуации.

Чтобы директор не забыл ни одной мелочи в этих рутинных, но очень важных процессах можно создать два чек-листа: для открытия и закрытия магазина.

• Чек-лист открытия.

  Этот чек-лист имеет определенную особенность, он составляется с учетом взгляда покупателя на торговый объект и сосредотачивает в себе ряд самых важных и актуальных вопросов, отражающих внешнюю привлекательность магазина для посетителей, качество сервиса. Например, важно зафиксировать актуальность коллекции, представленной в витринах, аккуратность выкладки, развески товара, факт чистоты и порядка в торговом зале, наличие бейджей у сотрудников магазина. Задача директора — проверить все пункты готовности торгового объекта ко встрече посетителей.

• Чек-лист закрытия.

  Этот тип чек-листов напротив, концентрирует внимание директора на выполнении алгоритмов внутренней организации торговой деятельности: закрыты ли кассы, сформированы ли отчеты, отправлены ли коммерческие показатели руководству, выключены ли электроприборы, включена ли сигнализация и так далее.

Обратите внимание, что эти чек-листы желательно делать короткими, чтобы их можно было пройти за 5-7 минут. Для этого вопросы нужно сделать максимально простыми, не требующими глубокого погружения в детали, а их количество не должно превышать 30.

Создайте собственный чек-лист регулярных действий

Операционный директор или руководитель отдела розницы, хорошо знающий работу своей торговой сети, всегда сможет выделить важные операции, которые должны выполняться директорами магазинов на регулярной основе. Это могут быть утренние планерки с персоналом, выполнение правил презентации товара, организация процесса обучения, наставничества, составление и анализ отчетов и многое другое. Главное, чтобы эти действия выполнялись всеми директорами без исключения.

Выделив такие вопросы в отдельный чек-лист и назначив его всем директорам, вы поможете им выполнять свои обязанности эффективнее. Имея перед глазами список регулярных задач, они уже не забудут ни одной из них, а значит, смогут выполнять свою работу лучше. В отличие от индивидуальных планингов, MD Audit позволяет создать для всех директоров магазинов унифицированные чек-листы с задачами, которые отражают политику и стратегию компании.

Анализируйте результаты

Еще одно преимущество MD Audit перед стандартными планингами — возможность анализа результатов по факту заполнения чек-листов. Вы увидите какие именно из регулярных операций вызывают сложности у того или иного директора магазина и сможете помочь ему справиться с недочетами.

Например, месячный отчет показывает, что один из директоров регулярно забывает или не проводит утреннюю планерку с сотрудниками. Значит, нужно провести с ним индивидуальную работу, выяснить причины невыполнения стандарта и помочь ему исправить ситуацию.

Эффективная организация — путь к успеху

Бытует мнение, что самый простой и эффективный метод повысить качество работы сотрудников — это контроль. С этим трудно поспорить, но есть и альтернативные методы мотивировать сотрудников на лучшую работу. Например, помочь им организовать рабочий день. Таким образом вы получите более эффективных и лояльных работников — став организованным, сотрудник сможет добиваться больших результатов, что принесет пользу не только компании, но и ему лично.