MD Audit блог содержание
Когда возникает путаница
Чек-листы и опросы внешне выглядят очень похоже — перечень вопросов с вариантами ответов. Из-за этого может показаться, что они решают сходные задачи. Теоретически, с помощью чек-листов и опросов можно решить одну и ту же задачу, например, провести проверку знаний сотрудников. Но на самом деле у этих двух инструментов больше отличий, чем сходств.
Отличие №1
Чек-лист — это проверочный документ, сформированный на базе существующих стандартов и регламентированных процессов компании, мониторинг которых важен в любой период времени.
Опрос — форма сбора простой неструктурированной информации. Часто используется в административных аспектах работы компании (сбор информации по отпускам, аттестация сотрудников, заказа канцтоваров и т.д.).
Отличие №2
Результат прохождения чек-листа — это оценка качества выполнения стандарта или бизнес-процесса. То есть, получив результат прохождения чек-листа, мы видим где сотрудники работают хорошо, а где недорабатывают или в каких случаях сам процесс описан и организован неэффективно со стороны офиса.
Результат прохождения опроса — это информация, которая вам нужна на текущий момент: данные по товарным остаткам, уровень знаний конкретного сотрудника, дельта цен конкурентов и т.д.
Отличие №3
В чек-листах строго заданные варианты ответов:
- да / нет;
- да / средне / нет;
- от 1 до 5.
В опросах можно указывать абсолютно любые варианты ответа:
- число;
- текст;
- дата;
- дата и время;
- загрузить файл.
При этом пользователь может выбрать один вариант ответа или несколько.
Отличие №4
При работе с чек-листом подразумевается линейный алгоритм заполнения. Аудитор может ответить на все вопросы или выборочно, если заданы соответствующие настройки.
В опросах можно создавать более сложные алгоритмы заполнения, например, показывать какой-то вопрос лишь в том случае, если на предыдущий вопрос был дан определенный ответ.
Отличие №5
Работа с чек-листом привязана к конкретному объекту, который нужно проверить.
Задачу на проведение опроса можно создать без привязки к конкретному объекту, выбрав в качестве исполнителей все структурные подразделения компании.
Отличие №6
Задача чек-листов — получение аналитической информации в динамике по качеству исполнения стандартов и процессов, которая влияет на стратегию развития компании.
Опрос не является стратегическим документом, на основе которого принимаются управленческие решения. Эта информация нужна разово, здесь и сейчас.
Дополнительные возможности «Опросов»
Отдельно стоит отметить, что инструмент «Опросы» доступен в двух вариантах:
- классический;
- с баллами.
Если говорить о сценариях применения опросов с баллами на практике, то они хорошо зарекомендовали себя в области обучения и контроля знаний персонала. Опросы с балами могут интерпретироваться как контрольный срез по проведенным тренингам, изученным стандартам компании. И автор, и участники опроса, сразу после прохождения могут получить информацию об уровне своих знаний, выраженную в числом значении, увидеть зоны своего развития.
Второй популярный сценарий применение опросов с баллами — сбор статической информации по степени готовности сдачи коммерческих объектов в эксплуатацию (Пример: Магазин «А» готов на 80%, Магазин «B» на 100%, Магазин «С» на 75%).
Два разных инструмента
Резюмируя, кратко опишем основные отличия чек-листов и опросов.
|
Чек-листы |
Опросы |
---|---|---|
Тип документа |
Документ на основе внутренних регламентов |
Простая форма сбора информации |
Результат |
Качество выполнения стандарта, выявленные процессы / аутсайдеры |
Собранная информация |
Варианты ответов |
Строго определённые |
Возможна свободная форма |
Алгоритм заполнения |
Линейный |
Гибкий |
Привязка к объекту |
Да |
Нет |
Результат работы |
Аналитическая информация для разработки новых стратегий |
Разовый сбор данных для оценки текущей ситуации |