Система для постановки SMART-задач

Вряд ли сегодня можно найти руководителя, который бы не пользовался современными IT-системами для постановки задач. Кто-то использует календари, кто-то таск-менеджеры или электронные списки дел. Но и это не гарантирует, что результаты выполнения будут ожидаемыми. Причем чаще виноваты не исполнители, а неверная формулировка задач.

Что такое SMART

Чтобы эффективнее достигать целей, нужно их формулировать по методике SMART. Она была придумана Джорджем Т. Дораном в 1981 году и получила большое распространение. Суть методики заключается в том, что для достижения цели нужно правильно ее сформулировать. Для этого были выделены 5 опорных моментов, по первым буквам которых и была составлена аббревиатура SMART:

• S = Specific (конкретность);

• M = Measurable (измеримость);

• A = Achievable (достижимость);

• R = Relevant/Realistic/Results Focused (релевантность/реалистичность/ориентированность на результат);

• T = Timely/Trackable (своевременность/отслеживаемость).

Разберем SMART-задачи на примерах

Например, вы ставите директору магазина задачу увеличить прибыль. С точки зрения методики SMART, эта задача сформулирована неправильно.

• S (конкретность). Увеличить, по сравнению с чем? Можно увеличить, по сравнению с прошлым годом, а можно с прошедшим месяцем и это будут совсем разные значения. Цель должна быть конкретной, однозначной, например такой: «Увеличить прибыль по сравнению с прошлым месяцем».

• M (измеряемость). Прибыль может вырасти в 2 раза, а может на 2 копейки и в обоих случаях это будет увеличение. Нужно указать числовой критерий, по которому успешность будет легко проверить, например так: «Увеличить прибыль по сравнению с прошлым месяцем на 100%».

• A (достижимость). Поставить можно любую задачу, но не факт, что ее вообще возможно выполнить. Например, увеличение прибыли на 100% может оказаться недостижимым. Переформулируем так: «Увеличить прибыль по сравнению с прошлым месяцем на 25%».

• R (релевантность). Единственный пункт, который был выполнен в первоначальном варианте. Эта цель соответствует общей стратегии компании — повышению прибыльности.

• T (отслеживаемость). Мало поставить цель, важно ее добиться за разумное время. Например так: «Увеличить прибыль по сравнению с прошлым месяцем на 25% к концу текущего квартала».

Если бы задача была сформулирована в изначальном виде, то руководитель скорее всего не получил бы результата или же ему пришлось бы потратить дополнительное время на уточнения и ответы на вопросы исполнителя. При постановке задач по системе SMART вы не только экономите время, но и получаете именно тот результат, какой требуется.

Только представьте, как было бы проще руководителю, если бы IT-система для постановки задач учитывала методику SMART и «подсказывала», как это сделать правильно.

Ставьте SMART-задачи в MD Audit

Рассмотрим, как может быть реализована постановка задач по методике SMART на примере MD Audit.  

Рис. 1. Окно постановки задачи в системе MD Audit

• S (конкретность). К задаче можно добавить текстовое пояснение с подробным описанием того, что именно нужно сделать. Также автор может приложить к задаче эталонную фотографию, по которой исполнитель однозначно поймет, что от него требуют.

• M (измеряемость). Система требует указать минимальное количество фотографий, которое требуется от исполнителя.

• A (достижимость). Задачи в MD Audit ставятся на основе имеющихся в компании бизнес-процессов, которые априори являются достижимыми.

• R (релевантность). Задачи ставятся по результатам прохождения чек-листов, которые в свою очередь формируются исходя из стратегических целей компании, следовательно и задачи будут иметь то же направление.

• T (отслеживаемость). Этот момент реализован сразу двумя способами: для задач устанавливается срок на выполнение, ход которого можно отследить по статусам «новая», «в работе», «исполнено», «просрочено» и так далее. Также система позволяет анализировать стадии выполнения задач во всех магазинах сети, сравнивать их друг с другом и так далее.

Очевидно, что даже если руководитель будет не знаком с методикой SMART, он поставит задачу более-менее правильно, потому что система сама «подтолкнет» его к этому. Вы можете выбрать любое удобное вам IT-решение или постоянно держать в голове методику SMART, а можете воспользоваться MD Audit и получить множество дополнительных возможностей.