Освободитесь от рутины с функцией «Генерация проверок»

Мы уже не раз писали о том, насколько в процессе операционного аудита важна регулярность и системный подход к процессу, например в статье «Почему проверки не работают». Иначе говоря, нужно использовать как краткосрочное, так и долгосрочное планирование проверок, контролировать их исполнение, анализировать результаты, чтобы затем получить информацию о динамике «узкого» бизнес-процесса. На первый взгляд, это не так уж сложно. Но только на первый. 

Постановка задач тоже требует времени и внимания

Представьте себя на месте регионального директора большой торговой сети. У него в подчинении пара десятков магазинов, которые нужно контролировать в разных аспектах. При такой загруженности немудрено забыть о необходимости назначить регулярную проверку, особенно если для ряда магазинов предусмотрен индивидуальный график. Второпях же велик риск допустить существенную ошибку, которая повлияет на качество результата, и на устранение которой снова придется потратить время и ресурсы.

Но даже если региональный директор все помнит, процесс назначения проверок занимает часть его рабочего времени, которое он мог бы посвятить более важным делам, чем рутинная постановка задач.

Пусть проверки назначаются сами

Недавно в MD Audit появился удобный функционал назначения проверок директорам в автоматическом режиме по единожды заданному вами правилу, которое при возникшей необходимости имеет возможность редактирования установленных вами параметров. Эта функция называется «Генерация проверок» и находится она в разделе «Конструктор чек-листов».

Возможности

Функция дает возможность автоматического создания проверок для директоров магазинов по определенным правилам. Вы можете: 

• запланировать индивидуальную проверку для каждого из существующих в системе объектов;

• установить период, в течение которого проверки будут создаваться автоматически, или не устанавливать дату окончания генерации, чтобы проверки планировались бессрочно; 

• установить регулярность создания проверок (ежедневно, еженедельно в определенные дни недели, ежемесячно в каждый n-й или последний день месяца).

Управление правилами генерации

По умолчанию управление правилами генерации, как и другими системными настройками, доступно только администратору системы. То есть региональный директор «генерировать проверки» самостоятельно не сможет.

Если региональный директор видит необходимость в этой функции, то ему нужно обратиться к администратору системы и описать свои потребности, а тот, в свою очередь либо настроит нужное правило генерации, либо предоставит права доступа для самостоятельной настройки правил.

Данное ограничение носит рекомендательный характер, и каждая компания в индивидуальном порядке может регулировать доступ сотрудников к функциям администратора. 

Кому будет полезна «Генерация проверок»

Основная задача, которую решает функция автоматической генерации проверок, — оптимизация труда и экономия рабочего времени менеджеров. Очевидно, что наибольшую пользу из нее извлекут сотрудники, занимающиеся непосредственным управлением торговыми объектами, группами объектов, кустами, регионами. Но есть и другая польза.

Согласитесь, когда руководители не уделяют сотрудникам должного внимания и упускают контроль, то персонал постепенно теряет бдительность, снижается качество работы. И наоборот, если сотрудник видит, что результаты его деятельности всегда в поле зрения руководителя, это дисциплинирует, держит в тонусе. С помощью генерации проверок ни один директор магазина не останется «без внимания». Таким образом, пусть и косвенно, но эта функция будет стимулировать персонал к повышению качества работы.