В подавляющем большинстве к нам обращаются компании, в которых процесс аудита существует, но осуществляется “ручным трудом”. В интересах клиента его автоматизировать, и представитель компании уже примерно знает, какие критерии оценки важны.

Этапы проекта:

• Заполнение справочников торговых точек и организационной структуры сети. В некоторых компаниях может быть несколько организационных иерархий, но это не проблема - их все равно удается синхронизировать.
• Назначение ответственных пользователей за каждый регион присутствия ритейлера, дивизион, торговую точку.
• Создание библиотеки вопросов и формирование чек-листов. Библиотека структурирована по категориям, в каждой из которых собраны тематические вопросы. Клиенту достаточно выбрать информационные блоки и полностью или выборочно включить их в свою электронную форму. Количество вопросов в чек-листах, как и количество созданных чек-листов, не отражается на стоимости использования системы.

Контроль устранения замечаний

Во многих торговых точках результаты проверок до сих пор записываются в журналы или протоколируются в письмах. И в том, и в другом случае реакция на замечания может быть запоздалой, а проконтролировать исправление нарушений в каждом конкретном филиале невозможно.

На основании протокола проверки система MD Audi формирует задания и устанавливает время на устранение выявленных замечаний автоматически. При несоблюдении сроков программа не только напоминает о необходимости проведения работы, но и передает информацию о нарушении регламента руководителю вышестоящего звена.

Контроль места и качества выполнения проверки

Значение человеческого фактора при выполнении аудита нельзя умалять. Как показала практика, от 30% до 40% проверок, не требующих подтверждения геолокации, оказались бессмысленными, так как непосредственно в торговой точке не проводились.
Поэтому сейчас MD Audit не позволяет работать с чек-листами за пределами объекта, нуждающегося в аудите.

Наши рекомендации

1. Мониторинг исполнения корпоративных стандартов и контроль качества обслуживания должен быть непрерывным, так как ситуации, требующие внепланового управленческого решения, могут произойти в любой момент. От их возникновения и повторения не застрахован никто, но если убрать потенциально “слабые места”, можно своевременно принять эффективные меры. А это возможно лишь при регулярной, глубокой проверке работы торговой точки.
2. Оценивать функционирование филиалов необходимо по единой модели, подходящей для всех структурных подразделений. Это позволяет получать объективную информацию по всем территориальным подразделениям и упрощает аналитику.

Оценивать результаты аудита можно одновременно с разных устройств. Пользование программой не требует наличия специальных знаний и навыков, поэтому закреплять за ней отдельного сотрудника нет необходимости.