Этапы проекта:
- Заполнение справочников торговых точек и организационной структуры сети. В некоторых компаниях может быть несколько организационных иерархий, но это не проблема - их все равно удается синхронизировать.
- Назначение ответственных пользователей за каждый регион присутствия ритейлера, дивизион, торговую точку.
- Создание библиотеки вопросов и формирование чек-листов. Библиотека структурирована по категориям, в каждой из которых собраны тематические вопросы. Клиенту достаточно выбрать информационные блоки и полностью или выборочно включить их в свою электронную форму. Количество вопросов в чек-листах, как и количество созданных чек-листов, не отражается на стоимости использования системы.
Контроль устранения замечаний
Во многих торговых точках результаты проверок до сих пор записываются в журналы или протоколируются в письмах. И в том, и в другом случае реакция на замечания может быть запоздалой, а проконтролировать исправление нарушений в каждом конкретном филиале невозможно.
На основании протокола проверки система MD Audi формирует задания и устанавливает время на устранение выявленных замечаний автоматически. При несоблюдении сроков программа не только напоминает о необходимости проведения работы, но и передает информацию о нарушении регламента руководителю вышестоящего звена.
Контроль места и качества выполнения проверки
Значение человеческого фактора при выполнении аудита нельзя умалять. Как показала практика, от 30% до 40% проверок, не требующих подтверждения геолокации, оказались бессмысленными, так как непосредственно в торговой точке не проводились.
Поэтому сейчас MD Audit не позволяет работать с чек-листами за пределами объекта, нуждающегося в аудите.
Наши рекомендации
- Мониторинг исполнения корпоративных стандартов и контроль качества обслуживания должен быть непрерывным, так как ситуации, требующие внепланового управленческого решения, могут произойти в любой момент. От их возникновения и повторения не застрахован никто, но если убрать потенциально “слабые места”, можно своевременно принять эффективные меры. А это возможно лишь при регулярной, глубокой проверке работы торговой точки.
- Оценивать функционирование филиалов необходимо по единой модели, подходящей для всех структурных подразделений. Это позволяет получать объективную информацию по всем территориальным подразделениям и упрощает аналитику.
Оценивать результаты аудита можно одновременно с разных устройств. Пользование программой не требует наличия специальных знаний и навыков, поэтому закреплять за ней отдельного сотрудника нет необходимости.