Как «О’КЕЙ» оцифровал работу магазинов и нашёл «узкие места»: кейс внедрения модуля нормирования операций от MD Audit

Сеть гипермаркетов «О’КЕЙ» с помощью MD Audit снизила затраты на 13% при планировании работ по ротации товара и оборудования в торговом зале

Кратко. Сеть гипермаркетов «О’КЕЙ» провела пилот по внедрению модуля нормирования операций от MD Audit, чтобы получить максимально точные данные по трём сложным операциям: приёмке товаров, выкладке и маркировке. Результат — выявленные «узкие места», пересмотр описаний процессов и инструмент, который позволяет сравнивать время на операции между магазинами и принимать оперативные решения. Подробности в нашей статье.

Ситуация: зачем понадобилось нормирование

Раньше анализ неэффективных участков в магазинах «О’КЕЙ» был достаточно трудоёмким: опросы сотрудников, «выход в поля», визуальные осмотры. В условиях, когда нужно быстро принимать решения по ресурсам, ФОТ и автоматизации, такой подход оказался недостаточно эффективным. Компания искала инструмент, который бы помог решить следующие задачи:

• оцифровывать время выполнения сложных операций;
• сравнивать результаты между магазинами;
• находить устаревшие или лишние операции;
• давать информацию для определения потребности в ресурсах и целесообразности автоматизации бизнес-процессов.

Почему выбрали MD Audit

Решение MD Audit заинтересовало «О’КЕЙ» после вебинара и последующего предложения протестировать модуль, однако ключевым фактором стала уникальность продукта на российском рынке. Вместо множества таблиц MD Audit предложил удобный веб-интерфейс, доступный на любом мобильном устройстве, и визуальный анализ «дерева процессов».

Процесс внедрения

Цели внедрения: оцифровать и проанализировать время выполнения трёх сложных процессов — приёмки, выкладки и маркировки. Их анализ должен был выявить, где необходимо сокращать или, напротив, увеличивать ресурсы.

Внедрение потребовало выполнения нескольких важных шагов:

1. Внутренний аудит и актуализация описаний процессов.
2. Два тестовых периода. Первый — проверка работоспособности инструмента. Второй — применение на действительно сложных процессах, где модуль продемонстрировал эффективность.
3. Командная работа аналитиков и операционщиков. Анализ «дерева процессов» выполнялся совместно силами специалистов разных отделов.

В ходе внедрения модуль «Нормирование» выявил операции, которые магазины уже не используют, и показал реальные временные затраты на каждую операцию, что существенно отличалось от прежних оценок.

Цитата

«Инструмент подсветил узкие места. Процессы проработаны детальнее — мы увидели реальную работу и затраты времени. Это больше, чем просто замер времени — функций у модуля много».

Ольга Колесникова, специалист по поддержке операционной деятельности, «О’КЕЙ»

Результаты: оперативные эффекты

Пилот принёс заметные качественные улучшения.

• Выявление «узких мест». Модуль показал, где процессы тормозят работу, что позволило сконцентрироваться на конкретных точках оптимизации.
• Детализация процессов. Команда увидела реальные операции и их временные затраты, что помогло убрать неиспользуемые шаги.
• Сравнение между магазинами. Система позволяет сравнивать время выполнения идентичных операций в разных точках сети, выявляя как внутренние (эффективность сотрудников), так и внешние факторы влияния.
• Смена курса деятельности. После завершения пилота в «О’КЕЙ» сместился фокус: вместо длительного глубокого анализа — оперативные изменения «здесь и сейчас», корректировка процессов в реальном времени.

Количественные результаты

Одним из наглядных примеров эффективности использования модуля нормирования операций MD Audit можно считать расчет времени и бюджета на ротацию товара и оборудования в торговом зале.

Процесс был разделен на 4 блока операций:

• снятие товара;
• демонтаж оборудования;
• монтаж оборудования;
• выкладка товара.

Для оценки эффективности нового инструмента было решено сравнить расчеты, сделанные на основе техкарт, и расчеты по данным изменений в модуле Нормирование операций MD Audit. Было произведено три замера по трем магазинам, для расчетов взят средний показатель времени (см. таблицу).

Финансовые показатели в таблице смоделированы и приведены исключительно для иллюстрации.

При нормировании операций с использованием MD Audit ушло около 1 часа на подготовку нормакарт, которые можно использовать в любом из магазинов сети, и, собственно, сам замер (проводился заместителем директора магазина) занял 3,5 часа. Информация по замерам была видна сразу же, в этот день. Итого 4,5 часа на замер одного процесса с помощью MD Audit. Также в ходе проведения замеров были выявлены действия в операциях, которые не учитывались при приблизительном расчете.

При проведении замеров ручным способом составлялся бумажный чек-лист, так как электронные таблицы на мобильном устройстве заполнять очень неудобно. Затем необходимо было полученные данные оцифровать, затем произвести расчеты и заполнить итоговую таблицу. В среднем только подготовка и перенос информации заняли порядка 2,5 часов, сам замер — еще 3,5 часа. Итого 6 часов на замер одного процесса вручную. Отдельно стоит сказать, что в процессе оцифровки данных возникали ошибки, которые снизили общую точность результата и замедлили общий процесс.

Результат сравнения ясно показал преимущество использования модуля нормирования операций MD Audit над ручным методом.

С какими трудностями столкнулись в процессе внедрения

• Переработка описаний процессов оказалась трудоёмкой, особенно для процесса приёмки — потребовалось время на согласование с фактическими исполнителями.
• сложные деревья процессов. Визуализация оказалась массивной, что потребовало дополнительного анализа и вовлечения операционщиков.
• Ориентация на оперативные правки. После пилота внимание сместилось на оперативные коррекции, поэтому глубинный экономический расчёт на тот момент остался нерешённым.

Выводы и рекомендации

1. Нормирование — эффективный инструмент для розницы, когда нужно понять, куда уходят трудовые ресурсы, и принять обоснованные решения по ФОТ и возможной автоматизации бизнес-процессов.
2. Инструмент позволяет:
• Точно и объективно определять бюджет, сроки проектов.
• Создавать базу нормативов по операциям, которая бы позволила быстро и более точно просчитать любой проект.
• Использовать замеры и подготовку к ним в качестве анализа процесса и дальнейшую его оптимизацию.
• Использовать нормативы аргументом при расчете и принятии решения об автоматизации той или иной операции.
3. Тщательная подготовка описаний процессов обязательна. Без актуальных описаний каждого этапа процесса результаты замеров будут некорректны или трудны для интерпретации.
4. Командная работа аналитиков и операционщиков критична. Только совместная проверка «дерева процессов» даёт реальную картину работы магазина.
5. Нужна дисциплина по сбору конечных метрик. Если цель внедрения — экономическая обоснованность и расчёт ROI, важно заранее договориться о способе подсчёта влияния на ФОТ и прибыль.