Модуль «Проектное управление» MD Audit повышает долю успешных проектов

Проектное управление — это не «бюрократия ради галочки», а способ держать выполнение проектов под контролем. Однако в реальности проекты часто живут в разрозненных таблицах, чатах и голове у менеджера и сотрудников разных отделов компании. Вроде бы «все записано», но сроки плавают, задачи забываются, а команда узнает о проблемах слишком поздно.

Теперь в MD Audit появился новый модуль «Проектное управление», который помогает вести проекты структурно, наглядно, удобно и, что главное, в тесной связке с выполнением реальных задач и проверок.

Как открытие магазина может пойти наперекосяк

Представим типичную ситуацию в торговой сети: компания открывает новый магазин. План звучит просто — найти помещение, сделать ремонт, поставить оборудование, набрать персонал и открыть двери покупателям.

На практике без четкой структуры и контроля все начинает «сыпаться»:

• помещение выбрано, но договор «потерялся в согласующих отделах» и не подписан вовремя — сроки сдвигаются;
• ремонт стартовал, но не согласованы выходы на объект бригад отвечающих за направления ремонта — приходится переделывать;
• оборудование заказали, но логистика не учла сроки поставки товара — монтаж переносится;
• товар пришел, но ремонт еще не закончен — приходится оплачивать простой или искать дополнительный склад для временного хранения товара;
• персонал набрали, но в план отдела по обучению информация вовремя не предоставлена и обучение пропущено — магазин выходит «сырым»;
• маркетинг запускает рекламу, а точка еще не готова — бюджет тратится впустую;
• из-за смещенных сроков работ, службы клининга не могут привести объект в порядок, в результате магазин не открывается в установленную дату, что приводит к штрафу со стороны ТЦ или выходит за сроки «ремонтных каникул», приводя к необоснованным затратам и потерям для компании.

Открытие превращается в цепочку «пожаров»: команда работает в режиме постоянных срочных задач, а руководитель узнает о проблемах уже тогда, когда исправлять их дорого и сложно.

Причина обычно одна: отсутствие наглядного плана с контролем зависимостей и статусом выполнения работ, который помогал бы заблаговременно выявлять риски и устранять их.

Возможности модуля «Проектное управление» MD Audit

Раздел «Проекты»

После назначения одной из ролей пользователю становится доступен раздел «Проекты», где собраны:

• список проектов;
• шаблоны проектов;
• аналитика по проектам.

В модуле предусмотрены три ключевые роли:

• администратор — имеет полный доступ ко всем функциям;
• менеджер проекта — создает проекты, управляет планом и командой;
• участник проекта — видит свои проекты и задачи, понимает загрузку.

Обратите внимание: чтобы добавить человека в проект или рабочую область, он должен сначала получить доступ к модулю через администратора системы MD Audit.

Возможности модуля включают в себя лучшие функции аналогичных продуктов для управления проектами. Здесь есть рабочие области, которые позволяют разграничивать проекты между отделами организации или регионами. Конечно же, в рабочих областях имеется возможность гибко настраивать права доступа на просмотр, редактирование, отслеживание и так далее.

Проект можно создавать вручную, а можно на основе шаблона. Например, ваша компания регулярно открывает торговые точки. Достаточно один раз создать шаблон проекта «Открытие торговой точки», и каждый новый проект со всеми этапами, сроками и взаимосвязями можно будет создавать в несколько кликов.

План проекта в диаграмме Ганта

Стандартом визуального представления проекта уже больше ста лет является диаграмма Ганта. В MD Audit также используется этот метод визуализации этапов проекта. Наполнение проекта происходит просто и удобно. Например, заполнять этапы проекта можно вручную, а можно копировать данные из Excel или MS Project. При этом таблица проекта обладает всеми функциями, знакомыми из Excel: массовое копирование ячеек, автозаполнение, вставка из буфера обмена и прочее.

Отдельно нужно сказать о версионировании плана проекта. Любые изменения плана сохраняются в виде новых версий, которые потом можно сравнивать между собой — открыть старую версию и сравнить изменения, чтобы понять, где и почему проект «поплыл».

В проекте можно фиксировать вехи — важные для проекта события, не имеющие длительности, например подписание договора, старт проекта или запуск магазина. Это удобно для контроля ключевых точек.

Почему важно не просто «видеть табличку», а управлять выполнением

Даже самый красивый план в диаграмме Ганта не гарантирует результат. Потому что проект — это всегда действия людей: кто-то должен сделать закупку, кто-то согласовать документы, кто-то провести проверку готовности, кто-то завершить обучение команды.

И вот здесь обычно появляется разрыв: план есть, но задачи живут отдельно, статусы обновляются вручную, фактическое выполнение теряется в переписках и звонках. Поэтому современное проектное управление — это не только «план», но и контроль исполнения через задачи и проверяемые действия.

Ключевая особенность модуля «Проектное управление» в MD Audit — это связь элементов плана с реальными действиями: задачами и проверками. Иными словами, вы можете к любому элементу плана указать реального пользователя системы MD Audit, а к нему привязать задачу или проверку. После сохранения проекта система система назначает всем исполнителям плана необходимые задачи и проверки, а у элемента плана появляется индикатор связанного действия — по клику можно перейти в задачу / проверку.

Но главное преимущество модуля «Проектное управление» в MD Audit в том, что связь проекта с задачами двухсторонняя. То есть, когда исполнитель завершает задачу:

• фактическая дата завершения в плане проставляется автоматически;
• элемент плана становится выполненным;
• отображение на диаграмме меняется.

Таким образом проект перестает быть «ручной отчетностью» — система сама фиксирует факт выполнения этапов проекта.

Умные отложенные уведомления

Проекты зачастую рассчитаны на большой промежуток времени, поэтому исполнителям отдаленных во времени этапов было бы очень неудобно видеть у себя в списке задачи, выполнить которые предстоит лишь через несколько месяцев. На этот случай в модуле «Проектное управление» MD Audit предусмотрены отложенные уведомления.

Задачи создаются в момент создания проекта, но не перегружают людей заранее:

• в мобильном приложении они появляются только за N дней до плановой даты;
• push-уведомления приходят тоже только в этот момент.

Параметр N настраивается в рабочей области как значение по умолчанию и при необходимости меняется в конкретном проекте.

Доводите проекты до результата с «Проектным управлением» MD Audit

Модуль «Проектное управление» в MD Audit — это удобный инструмент для тех, кто хочет управлять проектами не «на ощущениях», а системно: с понятной структурой, диаграммой Ганта, версиями плана, вехами и аналитикой. Но главное — модуль помогает не просто планировать, а доводить проект до результата, связывая план с задачами и проверками и автоматически фиксируя выполнение.

Наш модуль работает в любой сфере бизнеса, применим для решения задач любого масштаба: от глобального проекта до стандартной рутинной операции: запускаете новую сеть магазинов, внедряете изменения в операциях, управляете ремонтами, готовите масштабную рекламную кампанию, открываете отдел, запускайте обучение персонала или любыми другими проектами — модуль «Проекты» поможет сделать работу предсказуемой, прозрачной и управляемой.